BTSF:s dataskyddsförklaring

1. Inledning

Europeiska kommissionen har åtagit sig att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Kommissionen samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter.

I det här meddelandet förklarar vi varför vi behandlar dina personuppgifter i samband med ett (typ av) möte eller evenemang som anordnas av EU-kommissionen. Det förklarar hur vi samlar in, hanterar och säkerställer skyddet av alla personuppgifter som tillhandahålls, hur den informationen används och vilka rättigheter du har i förhållande till dina personuppgifter. Där anges också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter, dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Informationen i samband med behandling av personuppgifter kopplade till BTSF ACADEMY presenteras nedan.

2. Varför och hur behandlar vi dina personuppgifter?

BTSF är ett utbildningsinitiativ från Europeiska kommissionen för att förbättra kunskapen om och genomförandet av EU:s bestämmelser om livsmedels- och foderlagstiftning, djurhälsa och djurskydd samt bestämmelser om växtskydd och växtskyddsmedel.

Dina personuppgifter samlas in av BTSF:s nationella kontaktpunkter i ditt land. Resten av personuppgifterna för utbildning och logistiska ändamål skickas av praktikanterna direkt till utbildarna. När det gäller utbildarnas personuppgifter samlas de in av HADEA, som är den myndighet som ansvarar för upphandlingsförfarandena.

Denna behandling avser deltagande i BTSF:s utbildningsverksamhet på ovannämnda områden. GD Hälsa och livsmedelssäkerhet (GD Hälsa och livsmedelssäkerhet) ansvarar för BTSF:s politik. Syftet med denna uppgiftsbehandling är särskilt att välja ut, anmäla sig till och delta i den utbildningsverksamhet som anordnas genom BTSF ACADEMY, samt att delta i och ge återkoppling om den utbildning som används för politisk analys och för statistiska ändamål. Dessutom behandlas uppgifterna för följande ändamål:

• Planera och organisera utbildningsaktiviteter för BTSF-deltagare.
• registrera användare i BTSF ACADEMY
• utfärda deltagarintyg för de olika utbildningskurserna
• samla in återkoppling från deltagarna så att den personuppgiftsansvarige kan tillhandahålla bättre och effektivare utbildning, i enlighet med deltagarnas behov och kunskaper samt de färdigheter som krävs för deras arbete,
• Att göra en efterhandsutvärdering av effekterna av BTSF-initiativet.

Dessutom förs statistik så att kvaliteten på utbildningen av BTSF ACADEMY kan förbättras. Statistiken baseras på de utvärderingar som kursdeltagarna lämnat in, är helt anonymiserad och extraheras via Excel. Skyddsåtgärderna i den aktuella uppgiftsbehandlingen grundar sig därför på anonymisering av personuppgifterna, eftersom den personuppgiftsansvarige kan utföra de aktuella uppgifterna utan behandling av personuppgifter.

Dessutom kan foton och videor tas för att främja BTSF ACADEMY-aktiviteter.

Dina personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, inklusive profilering.

3. På vilka rättsliga grunder behandlar vi dina personuppgifter?

Den lagstiftning som BTSF bygger på härrör från artikel 130 i förordning (EU) 2017/625, som ger kommissionen befogenhet att utveckla utbildning för personal vid behöriga myndigheter i och utanför EU. Den rättsliga grunden för behandlingen är därför artikel 5.1 a i förordning (EU) 2018/1725, eftersom behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (eller som ett led i unionsinstitutionens eller unionsorganets myndighetsutövning). Artikel 5.1 d i förordning (EU) 2018/1725 om offentliggörande av foton och videor på webbplatsen BTSF ACADEMY

• Därför krävs ditt samtycke för: Behandlingen av dina personuppgifter som härrör från inspelningar (videor) och/eller foton som kommer att laddas upp på BTSF ACADEMY:s webbplats och de kommer endast att vara tillgängliga för dess registrerade medlemmar.

Ditt samtycke till dessa tjänster kan återkallas när som helst och detaljerad information om hur du återkallar samtycke ges nedan.

4. Vilka personuppgifter samlar vi in och behandlar?

Följande av dina personuppgifter samlas in:

1. Ansikte mot ansikte och virtuellt klassrum BTSF-utbildningskurser / BTSF ACADEMY-registrering, externa deltagare: För- och efternamn, unik EU Login-identifiering vid kommissionen, e-postadress som används för EU Login, ort, land, organisation/institution, roll i organisationen (politik, genomförande, annat), organisationsnivå (central, regional, lokal, annan), födelsedatum, kön, nationalitet, id-korts- eller passuppgifter, kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, mobiltelefonnummer, postadress, namn- och telefonnummer till den sändande organisationen), sakkunskap, tekniska färdigheter och språk, utbildningsbakgrund, yrkeserfarenhet inklusive uppgifter om nuvarande och tidigare anställning.
2. Intern personal (kommissionens personal som utbildare/observatörer): För- och efternamn, e-postadress, organisation, befattning i organisationen
3. Allmän personal – Externa utbildare med administrativa funktioner/undervisningsroll i BTSF ACADEMY: För- och efternamn, e-postadress, organisation, befattning i organisationen. Dessutom, som nämnts ovan, kan personuppgifter som ingår i videor och foton behandlas baserat på ditt samtycke.

5. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Den personuppgiftsansvarige sparar endast dina personuppgifter under den tid som krävs för att uppfylla syftet med insamlingen eller den fortsatta behandlingen.

För var och en av de kategorier av personuppgifter som får behandlas, se nedan uppgifterna om lagring och hänvisningen till relevant register över behandling:

• Personuppgifter som rör organisationen och förvaltningen av BTSF ACADEMY kommer att lagras i fem år efter användarens registrering i BTSF ACADEMY.
• Personuppgifter som ingår i foton och videor sparas och publiceras på BTSF ACADEMY:s webbplats i 8 år. Denna lagringsperiod motsvarar lagringsperioden för det utbildningsmaterial som finns kvar på webbplatsen i dess ursprungliga format fram till efterföljande schemalagd granskning och uppdatering när fotografierna och videorna kommer att raderas.

6. Hur skyddar och skyddar vi dina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. e-post, dokument, databaser och uppladdade data) lagras på Europeiska kommissionens servrar (eller på uppdragstagarnas servrar, om uppdragstagarna anlitas för att hjälpa den personuppgiftsansvarige att organisera och hantera ett visst möte eller evenemang). All behandling sker i enlighet med kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

För att skydda dina personuppgifter har kommissionen infört ett antal tekniska och organisatoriska åtgärder. Tekniska åtgärder omfattar lämpliga åtgärder för att hantera onlinesäkerhet, risk för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med beaktande av den risk som behandlingen utgör och arten av de personuppgifter som behandlas. Organisatoriska åtgärder omfattar att begränsa tillgången till personuppgifterna till endast behöriga personer med ett legitimt behov av att få tillgång till dem för ändamålen med denna behandling.

7. Vem har tillgång till dina personuppgifter och till vem lämnas de ut?

Tillgång till dina personuppgifter ges till den kommissionspersonal som ansvarar för behandlingen och till annan behörig kommissionspersonal i enlighet med principen om behovsenlig behörighet. Sådan personal följer lagstadgade och, vid behov, ytterligare sekretessavtal. Dessutom kan HaDEA och dess externa utbildare och företag som deltar i organisationen av utbildningen och organ som ansvarar för övervaknings- eller inspektionsuppgifter i enlighet med EU-lagstiftningen (t.ex. internrevisioner, revisionsrätten, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf)) få tillgång till dina personuppgifter. De uppgifter som lämnas kan också nås av de nationella kontaktpunkterna för BTSF i ditt land och de externa utbildare som ansvarar för att organisera utbildningen av deltagarna. Dessutom kommer dina personuppgifter inte att överföras till länder utanför EU eller internationella organisationer.

8. Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?

Du har särskilda rättigheter som ”registrerad” enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725, särskilt rätten att få tillgång till och rätta dina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga. I tillämpliga fall har du rätt att radera dina personuppgifter, begränsa behandlingen av dina personuppgifter, invända mot behandlingen och rätten till dataportabilitet.

Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som lagligen utförs i enlighet med artikel 5.1 a i förordning (EU) 2018/1725 av skäl som rör din särskilda situation.

Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta den personuppgiftsansvarige eller, i händelse av konflikt, dataskyddsombudet. Vid behov kan du också vända dig till Europeiska datatillsynsmannen. Deras kontaktuppgifter finns under rubrik 9 nedan.

Om du vill utöva dina rättigheter i samband med en eller flera specifika behandlingar, lämna en beskrivning av dem (dvs. deras referensnummer i registret enligt vad som anges under rubrik 10 nedan) i din begäran.

Du kan återkalla ditt samtycke, om det erhållits av den personuppgiftsansvarige, genom att skicka ett e-postmeddelande till den personuppgiftsansvarige, med hjälp av den funktionsbrevlåda som nämns nedan.

9. Kontaktuppgifter

• Om
  du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu.
• Kommissionens dataskyddsombud Du
  kan kontakta dataskyddsombudet (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter enligt förordning (EU) 2018/1725.
• Du
  kan vända dig till Europeiska datatillsynsmannen(edps@edps.europa.eu)om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av den personuppgiftsansvariges behandling av dina personuppgifter.

10. Var hittar man mer detaljerad information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all behandling av personuppgifter som utförs av Europeiska kommissionen och som har dokumenterats och anmälts till honom. Du kan komma åt registret via följande länk: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Denna specifika behandling har införts i dataskyddsombudets offentliga register med följande referensnummer: DPR-EC-09987.2.