BTSF:s dataskyddsförklaring

1. Inledning

Europeiska kommissionen är fast besluten att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Kommissionen samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter.

I det här meddelandet om skydd av personuppgifter förklarar vi varför vi behandlar dina personuppgifter i samband med ett (typ av) möte eller evenemang som anordnas av Europeiska kommissionen. Det förklarar hur vi samlar in, hanterar och säkerställer skydd av alla personuppgifter som tillhandahålls, hur den informationen används och vilka rättigheter du har i förhållande till dina personuppgifter. Där anges också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter, till dataskyddsombudet och till Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som är kopplad till BTSF ACADEMY.

2. Varför och hur behandlar vi dina personuppgifter?

BTSF är ett utbildningsinitiativ från Europeiska kommissionen för att förbättra kunskapen om och genomförandet av EU:s regler om livsmedels- och foderlagstiftning, djurhälsa och djurskydd samt regler om växtskydd och växtskyddsmedel.

Dina personuppgifter samlas in av BTSF:s nationella kontaktpunkter i ditt land. Resten av personuppgifterna för utbildning och logistiska ändamål skickas av praktikanterna direkt till utbildarna. När det gäller utbildarnas personuppgifter samlas de in av HADEA, som är den myndighet som ansvarar för upphandlingsförfarandena.

Denna behandling avser deltagande i BTSF:s utbildningsverksamhet på ovannämnda områden. GD Hälsa och livsmedelssäkerhet (GD Hälsa och livsmedelssäkerhet) ansvarar för BTSF:s politik. Syftet med denna uppgiftsbehandling är särskilt att välja ut, anmäla sig till och delta i den utbildningsverksamhet som BTSF ACADEMY står värd för och anordnar, samt att delta i och ge återkoppling om den utbildning som används för politisk analys och för statistiska ändamål. Dessutom behandlas uppgifterna för följande ändamål:

• planera och organisera utbildningsaktiviteter för BTSF-deltagare
• för att registrera användare i BTSF ACADEMY
• Utfärda intyg om deltagande i de olika utbildningskurserna.
• Samla in återkoppling från deltagarna så att den personuppgiftsansvarige kan tillhandahålla bättre och effektivare utbildning, i enlighet med deltagarnas behov och kunskaper samt de färdigheter som krävs för deras arbete.
• Att göra en efterhandsutvärdering av BTSF-initiativets effekter.

Dessutom förs statistik så att kvaliteten på utbildningen av BTSF ACADEMY kan förbättras. Statistiken baseras på de utvärderingar som deltagarna i utbildningskurserna lämnat in, är helt anonymiserade och extraheras via Excel. Skyddsåtgärderna i den aktuella databehandlingen bygger därför på anonymisering av personuppgifterna, eftersom den driftsansvarige kan utföra de aktuella uppgifterna utan behandling av personuppgifter.

Dessutom kan foton och videor tas för att främja BTSF ACADEMY-aktiviteter.

Dina personuppgifter kommer inte att användas för något automatiserat beslutsfattande, inklusive profilering.

3. På vilka rättsliga grunder behandlar vi dina personuppgifter?

Den lagstiftning som ligger till grund för BTSF härrör från artikel 130 i förordning (EU) 2017/625 som ger kommissionen befogenhet att utveckla utbildning för personal vid behöriga myndigheter i och utanför EU. Den rättsliga grunden för behandlingen är därför artikel 5.1 a i förordning (EU) 2018/1725, eftersom behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (eller som ett led i unionsinstitutionens eller unionsorganets myndighetsutövning). Artikel 5.1 d i förordning (EU) 2018/1725 om offentliggörande av foton och videor på BTSF ACADEMY:s webbplats

• Därför krävs ditt samtycke för att: Behandlingen av dina personuppgifter som härrör från inspelningar (videor) och / och foton som kommer att laddas upp på BTSF ACADEMY webbplats och de kommer att vara tillgängliga endast för sina registrerade medlemmar.

Ditt samtycke till dessa tjänster kan återkallas när som helst och detaljerad information om hur du återkallar samtycke ges nedan.

4. Vilka personuppgifter samlar vi in och behandlar?

Följande av dina personuppgifter samlas in:

1. Ansikte mot ansikte och virtuellt klassrum BTSF-kurser/BTSF ACADEMY-registrering, externa deltagare: För- och efternamn, unik EU Login-kod vid kommissionen, e-post som används för EU Login, stad, land, organisation/institution, roll i organisationen (politik, genomförande, annat), organisationsnivå (central, regional, lokal, annan), födelsedatum, kön, nationalitet, id- eller passuppgifter, kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, mobiltelefonnummer, postadress, namnadress och telefonnummer till den sändande organisationen), sakkunskap, tekniska färdigheter och språk, utbildningsbakgrund, yrkeserfarenhet inklusive uppgifter om nuvarande och tidigare anställning.
2. Intern personal (kommissionens personal som utbildare/observatörer): För- och efternamn, e-postadress, organisation, befattning i organisationen
3. Allmän personal – Externa utbildare med administrativa funktioner/undervisande roll i BTSF ACADEMY: För- och efternamn, e-postadress, organisation, befattning i organisationen. Dessutom, som nämnts ovan, kan personuppgifter som ingår i videor och foton behandlas baserat på ditt samtycke.

5. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Den personuppgiftsansvarige behåller endast dina personuppgifter under den tid som krävs för att uppfylla syftet med insamlingen eller ytterligare behandling.

För var och en av de kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas, se nedan uppgifter om lagring och hänvisning till relevant register över behandling:

• Personuppgifter som rör organisationen och förvaltningen av BTSF ACADEMY kommer att bevaras i fem år efter det att användaren har registrerat sig i BTSF ACADEMY.
• Personuppgifter som ingår i foton och videor sparas och publiceras på BTSF ACADEMY:s webbplats i 8 år. Denna lagringsperiod motsvarar lagringstiden för det utbildningsmaterial som finns kvar på webbplatsen i sitt ursprungliga format fram till nästa planerade granskning och uppdatering när fotografierna och videoklippen raderas.

6. Hur skyddar och skyddar vi dina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. e-post, dokument, databaser och uppladdade data) lagras på Europeiska kommissionens servrar (eller hos dess uppdragstagare, om uppdragstagarna anlitas för att bistå den personuppgiftsansvarige i anordnandet och förvaltningen av ett visst möte eller evenemang). All behandling sker i enlighet med kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

För att skydda dina personuppgifter har kommissionen vidtagit ett antal tekniska och organisatoriska åtgärder. Tekniska åtgärder omfattar lämpliga åtgärder för att hantera onlinesäkerhet, risk för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med beaktande av den risk som behandlingen utgör och arten av de personuppgifter som behandlas. Organisatoriska åtgärder inbegriper att begränsa åtkomsten till personuppgifterna till endast behöriga personer med ett legitimt behov av att få veta för denna behandling.

7. Vem har tillgång till dina personuppgifter och till vem lämnas de ut?

Den kommissionspersonal som ansvarar för behandlingen och annan behörig kommissionspersonal har tillgång till dina personuppgifter i enlighet med principen om behovsenlig behörighet. Sådan personal följer lagstadgade och vid behov ytterligare sekretessavtal. Dessutom kan Hadea och dess externa utbildare och företag som deltar i organisationen av utbildningen och organ som ansvarar för övervaknings- eller inspektionsuppgifter i enlighet med EU-lagstiftningen (t.ex. internrevisioner, revisionsrätten och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf)) få tillgång till dina personuppgifter. De uppgifter som lämnas kan också nås av de nationella kontaktpunkterna för BTSF i ditt land och de externa utbildare som ansvarar för att organisera utbildningen av deltagarna. Dessutom kommer dina personuppgifter inte att överföras till länder utanför EU eller internationella organisationer.

8. Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?

Du har särskilda rättigheter som registrerad enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725, särskilt rätten att få tillgång till dina personuppgifter och att rätta dem om de är felaktiga eller ofullständiga. I förekommande fall har du rätt att radera dina personuppgifter, begränsa behandlingen av dina personuppgifter, invända mot behandlingen och rätt till dataportabilitet.

Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt sätt i enlighet med artikel 5.1 a i förordning (EU) 2018/1725 av skäl som hänför sig till din specifika situation.

Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta den personuppgiftsansvarige eller, i händelse av konflikt, dataskyddsombudet. Vid behov kan du också vända dig till Europeiska datatillsynsmannen. Deras kontaktuppgifter finns under rubrik 9 nedan.

Om du vill utöva dina rättigheter i samband med en eller flera specifika behandlingar, lämna en beskrivning av dem (dvs. deras referensnummer i registret enligt vad som anges under rubrik 10 nedan) i din begäran.

Du kan återkalla ditt samtycke, om det erhållits av den personuppgiftsansvarige, genom att skicka ett e-postmeddelande till den personuppgiftsansvarige med hjälp av den funktionsbrevlåda som nämns nedan.

9. Kontaktuppgifter

• Om du
  vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu
• Kommissionens dataskyddsombud
  kan kontakta dataskyddsombudet (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu)om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter enligt förordning (EU) 2018/1725.
• Europeiska datatillsynsmannen (EDPS)
  Du har rätt att vända dig till Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu)om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av den personuppgiftsansvariges behandling av dina personuppgifter.

10. Var hittar man mer detaljerad information?

Kommissionens uppgiftsskyddsombud offentliggör ett register över all behandling av personuppgifter som utförs av Europeiska kommissionen och som har dokumenterats och anmälts till honom. Du kan få tillgång till registret via följande länk: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Denna specifika behandling har införts i dataskyddsombudets offentliga register med följande referens: DPR-EC-09987.2.