AKADEMIJA BTSF

1. Uvod

Evropska komisija je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov.

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjen razlog za obdelavo vaših osebnih podatkov v okviru (vrste) sestanka ali dogodka, ki ga organizira Evropska komisija. Pojasnjuje, kako zbiramo, obdelujemo in zagotavljamo varstvo vseh posredovanih osebnih podatkov, kako se te informacije uporabljajo in kakšne pravice imate v zvezi s svojimi osebnimi podatki. V njem so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavljate svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Informacije v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, povezanih z AKADEMIJO BTSF, so predstavljene v nadaljevanju.

2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?

BTSF je pobuda Evropske komisije za usposabljanje, namenjena izboljšanju poznavanja in izvajanja pravil EU o zakonodaji o živilih in krmi, zdravju in dobrobiti živali ter pravil o zdravju rastlin in fitofarmacevtskih sredstvih.

Vaše osebne podatke zbirajo nacionalne kontaktne točke BTSF v vaši državi. Preostale osebne podatke za namene usposabljanja in logistike udeleženci usposabljanja pošljejo neposredno izvajalcem usposabljanja. Osebne podatke vodij usposabljanja zbira HADEA kot organ, pristojen za postopke javnega naročanja.

Ta postopek obdelave se nanaša na sodelovanje v dejavnostih usposabljanja BTSF na zgoraj navedenih področjih. GD za zdravje in varnost hrane (GD SANTE) je odgovoren za politiko boljšega usposabljanja za varnejšo hrano. Natančneje, namen te obdelave podatkov se nanaša na izbor, vpis in sodelovanje v dejavnostih usposabljanja, ki jih gosti in organizira AKADEMIJA BTSF, ter na udeležbo in povratne informacije o usposabljanju, ki se uporabljajo za analizo politike in statistične namene. Poleg tega se podatki obdelujejo za naslednje namene:

• načrtovati in organizirati dejavnosti usposabljanja za udeležence programa BTSF
• za registracijo uporabnikov v AKADEMIJI BTSF
• izdajati potrdila o udeležbi za različne tečaje usposabljanja
• zbiranje povratnih informacij udeležencev, da lahko upravljavec zagotovi boljše in učinkovitejše usposabljanje v skladu s potrebami in znanjem udeležencev ter spretnostmi, potrebnimi za njihovo delo;
• izvesti naknadno oceno učinka pobude BTSF.

Poleg tega se hranijo statistični podatki, da se lahko izboljša kakovost usposabljanja AKADEMIJE BTSF. Statistični podatki temeljijo na ocenah, ki so jih predložili udeleženci tečajev usposabljanja, so v celoti anonimizirani in pridobljeni prek Excela. Zato zaščitni ukrepi pri zadevni obdelavi podatkov temeljijo na anonimizaciji osebnih podatkov, saj lahko upravljavec operacije opravlja zadevne naloge brez obdelave osebnih podatkov.

Poleg tega se lahko za spodbujanje dejavnosti AKADEMIJE BTSF posnamejo fotografije in videoposnetki.

Vaši osebni podatki se ne bodo uporabljali za avtomatizirano sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke?

Zakonodaja, na kateri temelji program BTSF, izhaja iz člena 130 Uredbe (EU) 2017/625, ki Komisijo pooblašča za razvoj usposabljanja za osebje pristojnih organov držav članic in tretjih držav. Zato je pravna podlaga za dejavnosti obdelave člen 5(1)(a) Uredbe (EU) 2018/1725, saj je obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu (ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije). Poleg tega člen 5(1)(d) Uredbe (EU) 2018/1725 za objavo fotografij in videoposnetkov na spletišču AKADEMIJE BTSF

• Zato je vaše soglasje potrebno za: obdelavo vaših osebnih podatkov, ki izhajajo iz posnetkov (videoposnetkov) in/ali fotografij, ki bodo naloženi na spletno mesto AKADEMIJE BTSF in bodo na voljo samo registriranim članom.

Vaše soglasje za te storitve lahko kadar koli prekličete, podrobne informacije o tem, kako preklicati soglasje, pa so navedene spodaj.

4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo?

Zbirajo se naslednji osebni podatki:

1. Individualni in virtualni tečaji usposabljanja BTSF/prijava na AKADEMIJO BTSF, zunanji udeleženci: Ime in priimek, enotni identifikator EU Login pri Komisiji, elektronski naslov, ki se uporablja za EU Login, mesto, državo, organizacijo/institucijo, vlogo v organizaciji (politika, izvajanje, drugo), organizacijsko raven (osrednja, regionalna, lokalna, druga), datum rojstva, spol, državljanstvo, podatke o osebni izkaznici ali potnem listu, kontaktne podatke (elektronski naslov, telefonsko številko, številko mobilnega telefona, poštni naslov, naslov in telefonsko številko organizacije pošiljateljice), strokovno znanje, tehnična znanja in spretnosti ter jezike, izobrazbo, delovne izkušnje, vključno s podrobnostmi o sedanji in pretekli zaposlitvi.
2. Notranje osebje (osebje Komisije kot vodje usposabljanja/opazovalci): Ime in priimek, e-naslov, organizacija, položaj v organizaciji
3. Splošno osebje – zunanji izvajalci usposabljanja z upravnimi nalogami/poučevalno vlogo v AKADEMIJI BTSF: Ime in priimek, e-naslov, organizacija, položaj v organizaciji. Kot je navedeno zgoraj, se lahko osebni podatki, vključeni v videoposnetke in fotografije, obdelujejo na podlagi vašega soglasja.

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?

Upravljavec podatkov hrani vaše osebne podatke le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave.

V nadaljevanju so za vsako kategorijo osebnih podatkov, ki se lahko obdelujejo, navedeni podatki o hrambi in sklic na ustrezno evidenco obdelave:

• Osebni podatki, povezani z organizacijo in upravljanjem AKADEMIJE BTSF, se hranijo pet let po registraciji uporabnika v AKADEMIJI BTSF.
• Osebni podatki, vključeni v fotografije in videoposnetke, se hranijo in objavljajo na spletni strani AKADEMIJE BTSF 8 let. To obdobje hrambe ustreza obdobju hrambe gradiva za usposabljanje, ki se hrani na spletnem mestu v izvirni obliki do naslednjega načrtovanega pregleda in posodobitve, ko bodo fotografije in videoposnetki izbrisani.

6. Kako varujemo in varujemo vaše osebne podatke?

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije (ali njenih pogodbenih izvajalcev, če ti upravljavcu pomagajo pri organizaciji in vodenju posameznega sestanka ali dogodka). Vsi postopki obdelave podatkov se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Komisija je za varstvo vaših osebnih podatkov uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavanje spletne varnosti, tveganja izgube podatkov, spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, ob upoštevanju tveganja, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo?

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za ta postopek obdelave, in drugo pooblaščeno osebje Komisije v skladu z načelom potrebe po seznanitvi. To osebje spoštuje zakonske in po potrebi dodatne dogovore o zaupnosti. Poleg tega imajo lahko dostop do vaših osebnih podatkov agencija HaDEA ter njeni zunanji izvajalci usposabljanja in podjetja, ki sodelujejo pri organizaciji usposabljanja, ter organi, zadolženi za spremljanje ali inšpekcijske naloge v skladu s pravom EU (npr. notranje revizije, Računsko sodišče, Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF)). Do predloženih podatkov lahko dostopajo tudi nacionalne kontaktne točke programa BTSF v vaši državi in zunanji izvajalci usposabljanja, odgovorni za organizacijo usposabljanja udeležencev. Poleg tega vaši osebni podatki ne bodo preneseni v države, ki niso članice EU, ali mednarodne organizacije.

8. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725 posebne pravice, zlasti pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in njihovega popravka, če so netočni ali nepopolni. Kadar je to primerno, imate pravico do izbrisa svojih osebnih podatkov, omejitve obdelave svojih osebnih podatkov, ugovora obdelavi in prenosljivosti podatkov.

Imate pravico, da iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, ugovarjate obdelavi svojih osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a) Uredbe (EU) 2018/1725.

Svoje pravice lahko uveljavljate tako, da se obrnete na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 spodaj.

Če želite uveljavljati svoje pravice v okviru enega ali več specifičnih postopkov obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je določeno v razdelku 10 v nadaljevanju).

Privolitev, ki jo pridobi upravljavec, lahko prekličete tako, da upravljavcu pošljete elektronsko sporočilo prek spodaj navedenega namenskega poštnega predala.

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov Za
  uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se obrnite na
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu.
• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji
  Za vprašanja vzvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (Data-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
• Če menite,
  da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkovkršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Kje najti podrobnejše informacije?

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Evropske komisije. Do registra lahko dostopate prek naslednje povezave: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta poseben postopek obdelave je bil vključen v javni register pooblaščene osebe za varstvo podatkov z naslednjo referenčno oznako: DPR-EC-09987.2.