AKADEMIA BTSF

1. Wprowadzenie

Komisja Europejska dokłada wszelkich starań, aby chronić Twoje dane osobowe i szanować Twoją prywatność. Komisja gromadzi i przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych.

W niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności wyjaśniono powody przetwarzania danych osobowych w kontekście (rodzaju) spotkania lub wydarzenia organizowanego przez Komisję Europejską. Wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, przetwarzamy i zapewniamy ochronę wszystkich dostarczonych danych osobowych, w jaki sposób informacje te są wykorzystywane i jakie masz prawa w odniesieniu do swoich danych osobowych. Określono w nim również dane kontaktowe odpowiedzialnego administratora danych, u którego można dochodzić swoich praw, inspektora ochrony danych i Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

Poniżej przedstawiono informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych związanych z programem BTSF ACADEMY.

2. Dlaczego i w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe?

BTSF to inicjatywa szkoleniowa Komisji Europejskiej mająca na celu poprawę znajomości i wdrażania przepisów UE dotyczących prawa żywnościowego i paszowego, zdrowia i dobrostanu zwierząt, a także przepisów dotyczących zdrowia roślin i środków ochrony roślin.

Państwa dane osobowe są gromadzone przez krajowe punkty kontaktowe BTSF w Państwa kraju. Pozostałe dane osobowe do celów szkoleniowych i logistycznych są przesyłane przez stażystów bezpośrednio do trenerów. Jeżeli chodzi o dane osobowe osób prowadzących szkolenia, są one gromadzone przez HADEA jako organ odpowiedzialny za postępowania o udzielenie zamówienia.

Ta operacja przetwarzania dotyczy udziału w działaniach szkoleniowych w ramach programu „Lepsze szkolenia na rzecz bezpieczniejszej żywności” w powyższych obszarach. Za politykę BTSF odpowiada DG ds. Zdrowia i Bezpieczeństwa Żywności (DG SANTE). W szczególności cel tego przetwarzania danych dotyczy wyboru, zapisywania się i uczestnictwa w działaniach szkoleniowych prowadzonych i organizowanych za pośrednictwem programu BTSF ACADEMY, a także uczestnictwa w szkoleniu i informacji zwrotnych na jego temat, które są wykorzystywane do analizy polityki i do celów statystycznych. Ponadto dane są przetwarzane w następujących celach:

• planowanie i organizowanie działań szkoleniowych dla uczestników programu „Lepsze szkolenia na rzecz bezpieczniejszej żywności”
• rejestrowanie użytkowników w BTSF ACADEMY
• wydawanie zaświadczeń o uczestnictwie w różnych kursach szkoleniowych
• zbieranie informacji zwrotnych od uczestników, tak aby administrator mógł zapewnić lepsze i skuteczniejsze szkolenia, zgodnie z potrzebami i wiedzą uczestników, a także umiejętnościami niezbędnymi do wykonywania ich pracy;
• przeprowadzenie oceny ex post wpływu inicjatywy BTSF.

Ponadto prowadzone są statystyki w celu poprawy jakości szkoleń w ramach programu BTSF ACADEMY. Statystyki opierają się na ocenach złożonych przez uczestników szkoleń, są w pełni anonimowe i pobierane za pośrednictwem programu Excel. W związku z tym zabezpieczenia w przedmiotowym przetwarzaniu danych opierają się na anonimizacji danych osobowych, ponieważ administrator operacji może wykonywać powierzone mu zadania bez przetwarzania danych osobowych.

Ponadto można robić zdjęcia i filmy w celu promowania działań BTSF ACADEMY.

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

3. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Przepisy, na których opiera się program BTSF, pochodzą z art. 130 rozporządzenia (UE) 2017/625, który upoważnia Komisję do opracowania szkoleń dla pracowników właściwych organów państw członkowskich i spoza UE. W związku z tym podstawą prawną czynności przetwarzania jest art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2018/1725, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej instytucji lub organowi Unii). Ponadto art. 5 ust. 1 lit. d) rozporządzenia (UE) 2018/1725 w sprawie publikowania zdjęć i filmów na stronie internetowej BTSF ACADEMY

• W związku z tym wymagana jest Państwa zgoda na: przetwarzanie Państwa danych osobowych pochodzących z nagrań (filmów) lub/i zdjęć, które zostaną umieszczone na stronie internetowej BTSF ACADEMY i będą dostępne tylko dla zarejestrowanych członków BTSF ACADEMY.

Twoja zgoda na te usługi może zostać wycofana w dowolnym momencie, a szczegółowe informacje na temat sposobu wycofania zgody znajdują się poniżej.

4. Jakie dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy?

Gromadzone są następujące dane osobowe:

1. Twarzą w twarz i wirtualną klasą szkolenia BTSF / rejestracja BTSF ACADEMY, uczestnicy zewnętrzni: Imię i nazwisko, EU Login Niepowtarzalny identyfikator w Komisji, adres e-mail wykorzystywany do celów EU Login, miasto, kraj, organizacja/instytucja, rola w organizacji (polityka, wdrażanie, inna), poziom organizacyjny (centralny, regionalny, lokalny, inny), data urodzenia, płeć, obywatelstwo, dane identyfikacyjne lub paszportowe, dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu, numer telefonu komórkowego, adres pocztowy, imię i nazwisko oraz numer telefonu organizacji wysyłającej), wiedza fachowa, umiejętności techniczne i języki, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, w tym szczegółowe informacje na temat obecnego i wcześniejszego zatrudnienia.
2. Personel wewnętrzny (personel Komisji jako szkoleniowcy/obserwatorzy): Imię i nazwisko, adres e-mail, organizacja, stanowisko zajmowane w organizacji
3. Sztab Generalny – Zewnętrzni trenerzy pełniący funkcje administracyjne/nauczające w programie BTSF ACADEMY: Imię i nazwisko, adres e-mail, organizacja, stanowisko zajmowane w organizacji. Ponadto, jak wspomniano powyżej, dane osobowe zawarte w filmach i zdjęciach mogą być przetwarzane na podstawie Twojej zgody.

5. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Administrator danych przechowuje Państwa dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu ich gromadzenia lub dalszego przetwarzania.

W odniesieniu do każdej kategorii danych osobowych, które mogą być przetwarzane, poniżej przedstawiono szczegółowe informacje dotyczące zatrzymywania oraz odniesienie do odpowiedniego rejestru przetwarzania:

• Dane osobowe związane z organizacją programu BTSF ACADEMY i zarządzaniem nim będą przechowywane przez pięć lat od rejestracji użytkownika w programie BTSF ACADEMY.
• Dane osobowe zawarte w zdjęciach i filmach są przechowywane i publikowane na stronie internetowej BTSF ACADEMY przez 8 lat. Ten okres przechowywania odpowiada okresowi przechowywania materiałów szkoleniowych, które są przechowywane na stronie w oryginalnym formacie do czasu późniejszego zaplanowanego przeglądu i aktualizacji, gdy zdjęcia i filmy zostaną usunięte.

6. W jaki sposób chronimy i zabezpieczamy Twoje dane osobowe?

Wszystkie dane osobowe w formacie elektronicznym (wiadomości e-mail, dokumenty, bazy danych, przesłane partie danych itp.) są przechowywane na serwerach Komisji Europejskiej (lub jej wykonawców, jeżeli wykonawcy są zaangażowani do pomocy administratorowi w organizacji konkretnego spotkania lub wydarzenia i zarządzaniu nim). Wszystkie operacje przetwarzania danych prowadzone są zgodnie z decyzją Komisji (UE, Euratom) 2017/46 z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej.

W celu ochrony Państwa danych osobowych Komisja wprowadziła szereg środków technicznych i organizacyjnych. Środki techniczne obejmują odpowiednie działania w zakresie bezpieczeństwa w internecie, ryzyka utraty danych, zmiany danych lub nieuprawnionego dostępu, z uwzględnieniem ryzyka związanego z przetwarzaniem i charakteru przetwarzanych danych osobowych. Środki organizacyjne obejmują ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do upoważnionych osób, które mają uzasadnioną potrzebę uzyskania informacji do celów tej operacji przetwarzania.

7. Kto ma dostęp do Twoich danych osobowych i komu są one ujawniane?

Dostęp do danych osobowych mają pracownicy Komisji odpowiedzialni za przeprowadzenie tej operacji przetwarzania danych oraz inni upoważnieni pracownicy Komisji zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Pracownicy ci przestrzegają ustawowych, a w razie potrzeby dodatkowych umów o zachowaniu poufności. Ponadto HaDEA oraz jej zewnętrzni trenerzy i firmy uczestniczące w organizacji szkoleń oraz organy odpowiedzialne za zadania związane z monitorowaniem lub kontrolą w zastosowaniu prawa UE (np. audyty wewnętrzne, Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)) mogą mieć dostęp do danych osobowych. Dostęp do przekazanych danych mogą mieć również krajowe punkty kontaktowe BTSF w Państwa kraju oraz zewnętrzni trenerzy odpowiedzialni za organizację szkoleń dla uczestników. Ponadto Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza UE ani organizacji międzynarodowych.

8. Jakie są Twoje prawa i w jaki sposób możesz z nich skorzystać?

Zgodnie z rozdziałem III (art. 14–25) rozporządzenia (UE) 2018/1725 „osoba, której dane dotyczą”, ma szczególne prawa, w szczególności prawo dostępu do swoich danych osobowych i ich sprostowania w przypadku, gdy dane osobowe są niedokładne lub niekompletne. W stosownych przypadkach mają Państwo prawo do usunięcia swoich danych osobowych, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.

Mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu Państwa danych osobowych, które odbywa się zgodnie z prawem na podstawie art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2018/1725, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

Możesz skorzystać ze swoich praw, kontaktując się z administratorem danych lub, w przypadku konfliktu, z inspektorem ochrony danych. W razie potrzeby można również zwrócić się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Ich dane kontaktowe znajdują się w dziale 9 poniżej.

Jeżeli chcą Państwo skorzystać ze swoich praw w kontekście jednej lub kilku konkretnych operacji przetwarzania, proszę podać w swoim wniosku ich opis (tj. numer(-y) w rejestrze, jak określono w pkt 10 poniżej).

Możesz wycofać swoją zgodę, jeśli uzyska ją administrator, wysyłając wiadomość e-mail do administratora, korzystając z funkcjonalnej skrzynki pocztowej, o której mowa poniżej.

9. Dane kontaktowe

• Administrator danych
  Jeśli chcesz skorzystać z praw przysługujących Ci na mocy rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub jeśli masz uwagi, pytania lub wątpliwości, lub jeśli chcesz złożyć skargę dotyczącą gromadzenia i wykorzystywania Twoich danych osobowych, skontaktuj się z
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu
• Inspektor ochrony danych Komisji
  W kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych napodstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 można skontaktować się z inspektorem ochrony danych (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
• Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD)
  Masz prawo odwołać się (tj. złożyć skargę) do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (edps@edps.europa.eu),jeżeli uważasz, że Twoje prawa wynikające z rozporządzenia (UE) 2018/1725 zostały naruszone w wyniku przetwarzania Twoich danych osobowych przez administratora danych.

10. Gdzie można znaleźć bardziej szczegółowe informacje?

Inspektor ochrony danych Komisji publikuje rejestr wszystkich udokumentowanych i zgłoszonych mu operacji przetwarzania danych osobowych przez Komisję Europejską. Dostęp do rejestru można uzyskać pod następującym linkiem: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta konkretna operacja przetwarzania została wpisana do rejestru publicznego inspektora ochrony danych pod następującym numerem referencyjnym: DPR-EC-09987.2.