BTSFs personvernerklæring

1. Introduksjon

EU-kommisjonen er forpliktet til å beskytte personopplysningene dine og respektere personvernet ditt. Kommisjonen samler inn og behandler personopplysninger i henhold til europaparlaments- og rådsforordning (EU) 2018/1725 om vern av fysiske personer med hensyn til behandling av personopplysninger i Unionens institusjoner, organer, kontorer og byråer og om fri utveksling av slike opplysninger.

Denne personvernerklæringen forklarer årsaken til behandlingen av dine personopplysninger i forbindelse med et (type) møte eller arrangement, organisert av EU-kommisjonen. Det forklarer hvordan vi samler inn, håndterer og sikrer beskyttelse av alle personopplysninger som er oppgitt, hvordan denne informasjonen brukes og hvilke rettigheter du har i forhold til dine personopplysninger. Den spesifiserer også kontaktinformasjonen til den ansvarlige behandlingsansvarlige som du kan utøve dine rettigheter, databeskyttelsesansvarlig og den europeiske datatilsynsmannen.

Informasjonen i forbindelse med behandling av personopplysninger knyttet til BTSF ACADEMY, er presentert nedenfor.

2. Hvorfor og hvordan behandler vi personopplysningene dine?

BTSF er et opplæringsinitiativ for EU-kommisjonen for å forbedre kunnskapen og gjennomføringen av EUs regler for mat- og fôrrett, dyrehelse og velferd, samt regler for plantehelse og plantevernmidler.

Personopplysningene dine samles inn av BTSFs nasjonale kontaktpunkter (NCP) i ditt land. Resten av personopplysningene for opplæring og logistiske formål sendes direkte av traineene til trenerne. Når det gjelder personopplysningene til trenere, samles de inn av HADEA, som myndigheten som er ansvarlig for anskaffelsesprosedyrene.

Denne behandlingsoperasjonen gjelder deltakelse i BTSF-opplæringsaktiviteter på de ovennevnte områdene. DG Health and Food Safety (DG SANTE) er ansvarlig for BTSF-politikken. Formålet med denne databehandlingen gjelder spesielt utvelgelse, innmelding og deltakelse i opplæringsaktivitetene som arrangeres og organiseres gjennom BTSF ACADEMY, samt deltakelse og tilbakemelding på opplæringen som brukes til politisk analyse og til statistiske formål. I tillegg behandles data for følgende formål:

• planlegge og organisere opplæringsaktiviteter for BTSF-deltakere
• for å registrere brukere i BTSF ACADEMY
• utstede sertifikater for deltakelse for de ulike opplæringskursene
• å samle tilbakemeldinger fra deltakerne slik at kontrolleren kan levere bedre og mer effektiv opplæring, i henhold til deltakernes behov og kunnskaper, samt ferdighetene som er nødvendige for jobben deres
• for å utføre tidligere evaluering av virkningen av BTSF Initiative.

I tillegg holdes det statistikk slik at kvaliteten på opplæringen av BTSF ACADEMY kan forbedres. Statistikken er basert på evalueringene som deltakerne har sendt inn, er fullt anonymisert og hentes ut via excel. Sikkerhetstiltakene i den aktuelle databehandlingen er derfor basert på anonymisering av personopplysningene, da den behandlingsansvarlige kan utføre de aktuelle oppgavene uten behandling av personopplysninger.

Videre kan bilder og videoer tas for å fremme BTSF ACADEMY aktiviteter.

Dine personopplysninger vil ikke bli brukt til automatisert beslutningstaking, inkludert profilering.

3. På hvilket juridisk grunnlag behandler vi personopplysningene dine?

Lovgivningen som BTSF bygger på, er utledet av artikkel 130 i forordning (EU) 2017/625 som gir Kommisjonen myndighet til å utvikle opplæring for personale i medlemsstatene og vedkommende myndighet utenfor EU. Derfor er det rettslige grunnlaget for behandlingsaktivitetene artikkel 5 nr. 1 bokstav a) i forordning 2018/1725 fordi behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse (eller i utøvelsen av offentlig myndighet som er tillagt Unionens institusjon eller organ). I tillegg artikkel 5 nr. 1 bokstav d) i forordning 2018/1725 for publisering av bilder og videoer på BTSF ACADEMY nettstedet

• Derfor er ditt samtykke nødvendig for å: behandlingen av dine personopplysninger som stammer fra opptak (videoer) eller/og bilder som vil bli lastet opp på BTSF ACADEMY nettsted, og de vil bare være tilgjengelig for sine registrerte medlemmer.

Ditt samtykke til disse tjenestene kan trekkes tilbake når som helst, og detaljert informasjon om hvordan du trekker tilbake samtykket er gitt nedenfor.

4. Hvilke personopplysninger samler vi inn og behandler videre?

Følgende personopplysninger samles inn:

1. Ansikt til ansikt og Virtual Classroom BTSF kurs/BTSF ACADEMY registrering, eksterne deltakere: Fornavn og etternavn, EU-pålogging Unik identifikator hos Kommisjonen, E-post som brukes til EU-pålogging, by, land, organisasjon/institusjon, rolle i organisasjonen (Policy, Implementation, Annet), Organisasjonsnivå (sentral, regional, lokal, annen), fødselsdato, kjønn, nasjonalitet, ID eller passdetaljer, Kontaktdetaljer (e-postadresse, telefonnummer, mobilnummer, postadresse, navn og telefonnummer til avsenderorganisasjonen), kompetanse, tekniske ferdigheter og språk, pedagogisk bakgrunn, yrkeserfaring inkludert detaljer om nåværende og tidligere ansettelse.
2. Interne ansatte (COM-ansatte som trenere/observatører): Navn og etternavn, e-postadresse, organisasjon, posisjon i organisasjonen
3. Generell stab — Eksterne trenere med administrative funksjoner/undervisningsrolle i BTSF ACADEMY: Navn og etternavn, e-postadresse, organisasjon, posisjon i organisasjonen. Som nevnt ovenfor, kan personopplysninger som er inkludert i videoer og bilder, behandles basert på ditt samtykke.

5. Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Den behandlingsansvarlige oppbevarer bare dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen eller videre behandling.

For hver av kategoriene av personopplysninger som kan behandles, finner du nedenfor oppbevaringsdetaljene og referansen til den relevante registreringen av behandlingen:

• Personopplysninger knyttet til organisering og forvaltning av BTSF ACADEMY vil bli oppbevart i fem år etter brukerens registrering i BTSF ACADEMY.
• Personopplysninger som er inkludert i bilder og videoer, lagres og publiseres på BTSF ACADEMY-nettstedet i 8 år. Denne oppbevaringsperioden tilsvarer oppbevaringsperioden for opplæringsmaterialet som opprettholdes på nettstedet i det opprinnelige formatet til påfølgende planlagt gjennomgang og oppdatering når bildene og videoene slettes.

6. Hvordan beskytter og beskytter vi personopplysningene dine?

Alle personopplysninger i elektronisk format (e-post, dokumenter, databaser, opplastede partier av data, etc.) lagres på EU-kommisjonens servere (eller kontraktører, hvis entreprenører er engasjert for å bistå den behandlingsansvarlige i organiseringen og styringen av et bestemt møte eller arrangement). Alle behandlingsoperasjoner utføres i henhold til kommisjonsbeslutning (EU, Euratom) 2017/46 av 10. januar 2017 om sikkerheten til kommunikasjons- og informasjonssystemer i EU-kommisjonen.

For å beskytte dine personopplysninger har Kommisjonen iverksatt en rekke tekniske og organisatoriske tiltak. Tekniske tiltak omfatter hensiktsmessige tiltak for å håndtere nettsikkerhet, risiko for tap av data, endring av data eller uautorisert tilgang, idet det tas hensyn til risikoen ved behandlingen og arten av personopplysningene som behandles. Organisatoriske tiltak inkluderer å begrense tilgangen til personopplysningene utelukkende til autoriserte personer med et legitimt behov for å vite i forbindelse med denne behandlingsoperasjonen.

7. Hvem har tilgang til dine personopplysninger og hvem blir de utlevert til?

Tilgang til dine personopplysninger gis til Kommisjonens personale som er ansvarlig for å utføre denne behandlingsoperasjonen og til annet autorisert kommisjonspersonell i henhold til "behov for å vite" -prinsippet. Slike ansatte overholder lovbestemte, og når det er nødvendig, ytterligere konfidensialitetsavtaler. I tillegg kan HaDEA og dets eksterne trenere og selskaper som deltar i organiseringen av opplæring og organer som har ansvar for overvåking eller inspeksjonsoppgaver i henhold til EU-retten (for eksempel internrevisjoner, Revisjonsretten, European Anti-Svindel Office (OLAF)) ha tilgang til dine personopplysninger. Dataene som oppgis, kan også nås av BTSFs nasjonale kontaktpunkter (NCP) i ditt land og de eksterne trenerne som er ansvarlige for å organisere opplæring av deltakere. Videre vil dine personopplysninger ikke bli overført til land utenfor EU eller internasjonale organisasjoner.

8. Hva er dine rettigheter og hvordan kan du utøve dem?

Du har spesifikke rettigheter som "datasubjekt" i kapittel III (artikkel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, spesielt retten til å få tilgang til, dine personopplysninger og til å rette dem i tilfelle dine personopplysninger er unøyaktige eller ufullstendige. Der det er aktuelt, har du rett til å slette personopplysningene dine, begrense behandlingen av dine personopplysninger, protestere mot behandlingen og retten til dataportabilitet.

Du har rett til å protestere mot behandlingen av dine personopplysninger, som er lovlig utført i henhold til artikkel 5 nr. 1 bokstav a) i forordning (EU) 2018/1725 av grunner knyttet til din spesielle situasjon.

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte den behandlingsansvarlige, eller ved konflikt med personvernombudet. Om nødvendig kan du også henvende deg til EUs datatilsynsmann. Deres kontaktinformasjon er gitt under Overskrift 9 nedenfor.

Når du ønsker å utøve dine rettigheter i sammenheng med en eller flere spesifikke behandlingsoperasjoner, vennligst oppgi deres beskrivelse (dvs. deres Record referanse(r) som angitt under Overskrift 10 nedenfor) i din forespørsel.

Du kan trekke tilbake ditt samtykke, hvis det er innhentet av kontrolleren, ved å sende en e-post til kontrolleren, ved hjelp av den funksjonelle postkassen som er nevnt nedenfor.

9. Kontaktinformasjon

• Hvis
  du ønsker å utøve dine rettigheter i henhold til forordning (EU) 2018/1725, eller hvis du har kommentarer, spørsmål eller bekymringer, eller hvis du ønsker å sende inn en klage om innsamling og bruk av dine personopplysninger, kan du gjerne kontakte
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu
• Kommisjonens personvernombud (DPO)
  Du kan kontakte personvernombudet ( DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu)medhensyn til spørsmål knyttet til behandling av dine personopplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.
• European Data Protection Supervisor (EDPS)
  Du har rett til å få regress (dvs. du kan sende inn en klage) til European Data Protection Supervisor ( edps@edps.europa.eu)hvis du mener at dine rettigheter i henhold til forordning (EU) 2018/1725 har blitt krenket som følge av behandlingen av dine personopplysninger av datakontrolløren.

10. Hvor finner du mer detaljert informasjon?

Kommisjonens databeskyttelsesansvarlige (DPO) publiserer registeret over alle behandlingsoperasjoner på personopplysninger av EU-kommisjonen, som er dokumentert og varslet til ham. Du kan få tilgang til registeret via følgende lenke: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Denne spesifikke behandlingsoperasjonen er inkludert i DPOs offentlige register med følgende Rekordreferanse: DPR-EC-09987.2.