1. Inleiding

De Europese Commissie verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van een (soort) bijeenkomst of evenement, georganiseerd door de Europese Commissie. Het legt uit hoe we alle verstrekte persoonlijke gegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u hebt met betrekking tot uw persoonlijke gegevens. Het vermeldt ook de contactgegevens van de verantwoordelijke verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

De informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in verband met BTSF ACADEMY wordt hieronder weergegeven.

2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

BTSF is een opleidingsinitiatief van de Europese Commissie ter verbetering van de kennis over en de uitvoering van de EU-regels inzake levensmiddelen- en diervoederwetgeving, diergezondheid en dierenwelzijn, alsook regels inzake plantgezondheid en gewasbeschermingsmiddelen.

Uw persoonsgegevens worden verzameld door de nationale contactpunten (NCP's) van BTSF in uw land. De overige persoonsgegevens voor opleidings- en logistieke doeleinden worden door de cursisten rechtstreeks naar de trainers gestuurd. De persoonsgegevens van opleiders worden verzameld door HADEA, de autoriteit die verantwoordelijk is voor de aanbestedingsprocedures.

Deze verwerking heeft betrekking op deelname aan BTSF-opleidingsactiviteiten op de bovengenoemde gebieden. DG Gezondheid en Voedselveiligheid (DG SANTE) is verantwoordelijk voor het BTSF-beleid. Het doel van deze gegevensverwerking betreft met name de selectie, inschrijving en deelname aan de opleidingsactiviteiten die worden georganiseerd en georganiseerd via de BTSF ACADEMY, alsook de aanwezigheid en feedback op de opleiding die wordt gebruikt voor beleidsanalyse en voor statistische doeleinden. Daarnaast worden de gegevens verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • het plannen en organiseren van opleidingsactiviteiten voor BTSF-deelnemers
  • om gebruikers te registreren in BTSF ACADEMY
  • certificaten van deelname voor de verschillende opleidingscursussen af te geven;
  • feedback van deelnemers te verzamelen, zodat de verwerkingsverantwoordelijke een betere en doeltreffendere opleiding kan geven, afhankelijk van de behoeften en kennis van de deelnemers en de vaardigheden die nodig zijn voor hun werk;
  • het uitvoeren van een evaluatie achteraf van het effect van het BTSF-initiatief.

Daarnaast worden statistieken bijgehouden om de kwaliteit van de opleiding van de BTSF ACADEMY te verbeteren. De statistieken zijn gebaseerd op de evaluaties die door de deelnemers aan de trainingen zijn ingediend, zijn volledig geanonimiseerd en worden geëxtraheerd via excel. Daarom zijn de waarborgen in de gegevensverwerking in kwestie gebaseerd op de anonimisering van de persoonsgegevens, aangezien de verwerkingsverantwoordelijke de taken in kwestie kan vervullen zonder de verwerking van persoonsgegevens.

Bovendien kunnen foto's en video's worden gemaakt om BTSF ACADEMY-activiteiten te promoten.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?

De wetgeving waarop BTSF is gebaseerd, is afgeleid van artikel 130 van Verordening (EU) 2017/625, dat de Commissie de bevoegdheid verleent om opleidingen te ontwikkelen voor personeel van bevoegde autoriteiten van lidstaten en niet-EU-autoriteiten. De rechtsgrondslag voor de verwerkingsactiviteiten is derhalve artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725, omdat de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang (of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend). Daarnaast artikel 5, lid 1, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725 voor de publicatie van foto’s en video’s op de website van BTSF ACADEMY.

  • Daarom is uw toestemming vereist voor: de verwerking van uw persoonsgegevens die voortvloeien uit opnames (video's) en/of foto's die worden geüpload op de website van BTSF ACADEMY en die alleen beschikbaar zijn voor haar geregistreerde leden.

Uw toestemming voor deze diensten kan op elk moment worden ingetrokken en hieronder vindt u gedetailleerde informatie over hoe u uw toestemming kunt intrekken.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?

De volgende persoonsgegevens worden verzameld:

  1. Face to Face en Virtual Classroom BTSF trainingen/BTSF ACADEMY registratie, Externe Deelnemers: Voornaam en achternaam, unieke EU Login-identificatiecode bij de Commissie, e-mailadres gebruikt voor EU Login, stad, land, organisatie/instelling, rol in de organisatie (beleid, uitvoering, andere), organisatieniveau (centraal, regionaal, lokaal, andere), geboortedatum, geslacht, nationaliteit, identiteits- of paspoortgegevens, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, postadres, naam en telefoonnummer van de uitzendende organisatie), deskundigheid, technische vaardigheden en talen, opleiding, beroepservaring, met inbegrip van gegevens over huidige en vroegere banen.
  2. Intern personeel (COM-personeel als opleiders/waarnemers): Naam en achternaam, e-mailadres, organisatie, functie in de organisatie
  3. Algemeen personeel - Externe opleiders met administratieve functies/onderwijzende rol in BTSF ACADEMY: Naam en achternaam, e-mailadres, organisatie, functie in de organisatie. Zoals hierboven vermeld, kunnen persoonsgegevens in video's en foto's ook worden verwerkt op basis van uw toestemming.

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verzameling of verdere verwerking.

Voor elk van de categorieën persoonsgegevens die mogen worden verwerkt, vindt u hieronder de bewaringsgegevens en de verwijzing naar het desbetreffende verwerkingsregister:

  • Persoonsgegevens met betrekking tot de organisatie en het beheer van de BTSF ACADEMY worden bewaard tot vijf jaar na de registratie van de gebruiker in de BTSF ACADEMY.
  • Persoonlijke gegevens in foto's en video's worden 8 jaar bewaard en gepubliceerd op de BTSF ACADEMY-website. Deze bewaartermijn komt overeen met de bewaartermijn van het trainingsmateriaal dat op de site wordt bijgehouden in zijn oorspronkelijke formaat tot de daaropvolgende geplande beoordeling en update wanneer de foto's en video's worden verwijderd.

6. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevens, enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie (of van haar contractanten, indien contractanten worden ingeschakeld om de verwerkingsverantwoordelijke bij te staan bij de organisatie en het beheer van een specifieke vergadering of evenement). Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 betreffende de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. Technische maatregelen omvatten passende maatregelen om de onlineveiligheid, het risico van gegevensverlies, wijziging van gegevens of ongeoorloofde toegang aan te pakken, rekening houdend met het risico van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. Organisatorische maatregelen omvatten het beperken van de toegang tot de persoonsgegevens tot uitsluitend bevoegde personen met een legitieme noodzaak om te weten voor de doeleinden van deze verwerking.

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze verstrekt?

Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de personeelsleden van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking en voor andere gemachtigde personeelsleden van de Commissie volgens het “need-to-know”-beginsel. Dergelijke medewerkers houden zich aan statutaire en, indien vereist, aanvullende vertrouwelijkheidsovereenkomsten. Daarnaast kunnen het HaDEA en zijn externe opleiders en bedrijven die deelnemen aan de organisatie van de opleiding en organen die belast zijn met toezichts- of inspectietaken op grond van het EU-recht (bv. interne audits, de Rekenkamer, het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)) toegang hebben tot uw persoonsgegevens. De verstrekte gegevens kunnen ook worden geraadpleegd door de nationale BTSF-contactpunten (NCP’s) van uw land en de externe opleiders die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van de opleiding van deelnemers. Bovendien worden uw persoonsgegevens niet doorgegeven aan niet-EU-landen of internationale organisaties.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U hebt specifieke rechten als “betrokkene” uit hoofde van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en op rectificatie ervan indien uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn. Indien van toepassing heeft u het recht om uw persoonsgegevens te wissen, de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U hebt het recht bezwaar te maken tegen de rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725 om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een conflict, met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens worden vermeld in rubriek 9 hieronder.

Indien u uw rechten wilt uitoefenen in het kader van een of meer specifieke verwerkingen, geef dan in uw verzoek een beschrijving daarvan (d.w.z. hun referentienummer(s) zoals gespecificeerd onder punt 10).

U kunt uw toestemming, indien verkregen door de verwerkingsverantwoordelijke, intrekken door een e-mail te sturen naar de verwerkingsverantwoordelijke, via de hieronder vermelde functionele mailbox.

9. Contactgegevens

10. Waar vindt u meer gedetailleerde informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Europese Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. U kunt het register raadplegen via de volgende link: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-09987.2.

Laatste wijziging: dinsdag, 22 oktober 2024, 11:11