BTSF ACADEMIE

1. Introductie

De Europese Commissie zet zich in om uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van een (soort) bijeenkomst of evenement, georganiseerd door de Europese Commissie. Het legt uit hoe we alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, behandelen en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens. Het vermeldt ook de contactgegevens van de verantwoordelijke gegevensbeheerder met wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

De informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in verband met BTSF ACADEMY, wordt hieronder weergegeven.

2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

BTSF is een opleidingsinitiatief van de Europese Commissie ter verbetering van de kennis en uitvoering van de EU-regels inzake levensmiddelen- en diervoederwetgeving, diergezondheid en dierenwelzijn, alsmede voorschriften inzake fytosanitaire en gewasbeschermingsmiddelen.

Uw persoonsgegevens worden verzameld door de nationale contactpunten van BTSF (NCP’s) van uw land. De rest van de persoonsgegevens voor opleidings- en logistieke doeleinden worden door de stagiairs rechtstreeks naar de opleiders gestuurd. Voor zover de persoonsgegevens van opleiders worden verzameld, wordt deze verzameld door HADEA, als autoriteit die verantwoordelijk is voor de aanbestedingsprocedures.

Deze verwerking heeft betrekking op deelname aan BTSF-opleidingsactiviteiten op bovengenoemde gebieden. DG Gezondheid en Voedselveiligheid (DG SANTE) is verantwoordelijk voor het BTSF-beleid. Het doel van deze gegevensverwerking heeft met name betrekking op de selectie, inschrijving en deelname aan de opleidingsactiviteiten die via BTSF ACADEMY worden georganiseerd en georganiseerd, alsmede de aanwezigheid en feedback over de opleiding die wordt gebruikt voor beleidsanalyse en statistische doeleinden. Daarnaast worden de gegevens verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het plannen en organiseren van opleidingsactiviteiten voor BTSF-deelnemers
• gebruikers registreren in BTSF ACADEMY
• certificaten van deelname afgeven voor de verschillende opleidingen
• feedback van deelnemers verzamelen, zodat de controller betere en effectievere training kan geven, afhankelijk van de behoeften en kennis van de deelnemers en de vaardigheden die nodig zijn voor hun werk
• het uitvoeren van een ex-postevaluatie van de impact van het BTSF-initiatief.

Daarnaast worden statistieken bijgehouden zodat de kwaliteit van de opleiding van de BTSF ACADEMY kan worden verbeterd. De statistieken zijn gebaseerd op de evaluaties die de deelnemers aan de trainingen hebben ingediend, zijn volledig geanonimiseerd en worden via excel geëxtraheerd. Daarom zijn de waarborgen bij de gegevensverwerking in kwestie gebaseerd op de anonimisering van de persoonsgegevens, aangezien de voor de verwerking verantwoordelijke de taken kan uitvoeren zonder de verwerking van persoonsgegevens.

Bovendien kunnen foto’s en video’s worden genomen om BTSF ACADEMY-activiteiten te promoten.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering.

3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?

De wetgeving waarop BTSF is gebaseerd, is afgeleid van artikel 130 van Verordening (EU) 2017/625, dat de Commissie machtigt opleidingen te ontwikkelen voor personeel van de lidstaten en niet-EU-bevoegde autoriteiten. De rechtsgrondslag voor de verwerkingsactiviteiten is derhalve artikel 5, lid 1, onder a), van Verordening (EU) 2018/1725, omdat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang (of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag van de instelling of het orgaan van de Unie). Daarnaast artikel 5, lid 1, onder d), van Verordening (EU) 2018/1725 voor de publicatie van foto’s en video’s op de BTSF ACADEMY-website

• Daarom is uw toestemming vereist voor: de verwerking van uw persoonsgegevens afkomstig van opnames (video’s) of/en foto’s die worden geüpload op de website van BTSF ACADEMY en deze alleen beschikbaar zijn voor haar geregistreerde leden.

Uw toestemming voor deze diensten kan op elk moment worden ingetrokken en hieronder vindt u gedetailleerde informatie over hoe u uw toestemming kunt intrekken.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?

De volgende persoonsgegevens worden verzameld:

1. Face to Face en Virtual Classroom BTSF trainingen/BTSF ACADEMY registratie, Externe deelnemers: Voornaam en achternaam, EU Login Unieke identificatiecode bij de Commissie, e-mail die wordt gebruikt voor EU Login, stad, land, organisatie/instelling, rol in organisatie (beleid, uitvoering, anders), organisatorisch niveau (centraal, regionaal, lokaal, ander), geboortedatum, geslacht, nationaliteit, identiteits- of paspoortgegevens, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, postadres, naam en telefoonnummer van de uitzendende organisatie), expertise, technische vaardigheden en talen, educatieve achtergrond, beroepservaring, met inbegrip van gegevens over huidige en vroegere tewerkstelling.
2. Intern personeel (COM-personeel als opleiders/waarnemers): Naam en achternaam, e-mailadres, organisatie, functie in de organisatie
3. Algemeen personeel — Externe trainers met administratieve functies/onderwijsfunctie bij BTSF ACADEMY: Naam en achternaam, e-mailadres, organisatie, functie in de organisatie. Ook, zoals hierboven vermeld, kunnen persoonsgegevens in video’s en foto’s worden verwerkt op basis van uw toestemming.

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De Verwerkingsverantwoordelijke bewaart uw persoonsgegevens alleen voor de tijd die nodig is om het doel van de verzameling of verdere verwerking te bereiken.

Voor elk van de categorieën persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt, vindt u hieronder de bewaargegevens en de verwijzing naar het desbetreffende register van verwerking:

• Persoonsgegevens met betrekking tot de organisatie en het beheer van de BTSF ACADEMY worden bewaard gedurende vijf jaar na de registratie van de gebruiker in de BTSF ACADEMY.
• Persoonsgegevens in foto’s en video’s worden 8 jaar bewaard en gepubliceerd op de website van BTSF ACADEMY. Deze bewaartermijn komt overeen met de bewaartermijn van het trainingsmateriaal dat op de site in het oorspronkelijke formaat wordt bewaard tot de volgende geplande beoordeling en update wanneer de foto’s en video’s worden verwijderd.

6. Hoe beschermen en beschermen wij uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade partijen gegevens, enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie (of van haar contractanten, indien contractanten worden ingeschakeld om de verwerkingsverantwoordelijke bij te staan bij de organisatie en het beheer van een specifieke vergadering of evenement). Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 betreffende de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen in de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. Technische maatregelen omvatten passende maatregelen om onlinebeveiliging aan te pakken, het risico van gegevensverlies, wijziging van gegevens of ongeoorloofde toegang, rekening houdend met het risico van de verwerking en de aard van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Organisatorische maatregelen omvatten het beperken van de toegang tot de persoonsgegevens uitsluitend tot geautoriseerde personen met een legitieme behoefte om dit te weten voor de doeleinden van deze verwerking.

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie wordt deze openbaar gemaakt?

Toegang tot uw persoonsgegevens wordt verleend aan de personeelsleden van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van deze verwerking en aan andere bevoegde personeelsleden van de Commissie volgens het „need to know”-beginsel. Dergelijk personeel houdt zich aan wettelijke en waar nodig aanvullende vertrouwelijkheidsovereenkomsten. Daarnaast kunnen HaDEA en zijn externe opleiders en bedrijven die deelnemen aan de organisatie van de opleiding en instanties die belast zijn met toezicht- of inspectietaken in het kader van de toepassing van het EU-recht (bv. interne audits, Rekenkamer, Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)) toegang hebben tot uw persoonsgegevens. De verstrekte gegevens kunnen ook worden geraadpleegd door de nationale BTSF-contactpunten (NCP’s) van uw land en de externe opleiders die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van de opleiding van deelnemers. Bovendien worden uw persoonsgegevens niet doorgegeven aan niet-EU-landen of internationale organisaties.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U hebt specifieke rechten als „betrokkene” uit hoofde van hoofdstuk III (artikelen 14-25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht op toegang tot, uw persoonsgegevens en op rectificatie indien uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn. Indien van toepassing hebt u het recht om uw persoonsgegevens te wissen, de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, die rechtmatig wordt uitgevoerd overeenkomstig artikel 5, lid 1, onder a), van Verordening (EU) 2018/1725 om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of in geval van een conflict met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens zijn vermeld onder rubriek 9 hieronder.

Indien u uw rechten wenst uit te oefenen in het kader van een of meer specifieke verwerkingen, gelieve in uw verzoek hun beschrijving (d.w.z. de referentie(s) van het register zoals gespecificeerd onder rubriek 10) te vermelden.

U kunt uw toestemming, indien verkregen door de verwerkingsverantwoordelijke, intrekken door een e-mail te sturen naar de verwerkingsverantwoordelijke, met behulp van de hieronder vermelde functionele mailbox.

9. Contactgegevens

• Als
  u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen, of als u opmerkingen, vragen of opmerkingen hebt, of als u een klacht wilt indienen over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, neem dan gerust contact op met
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu
• De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie
  U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming(DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) voor kwesties in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van Verordening (EU) 2018/1725.
• De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
  U hebt het recht om beroep in te stellen (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu) als u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke.

10. Waar vind je meer gedetailleerde informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Europese Commissie, die hem zijn gedocumenteerd en in kennis gesteld. U heeft toegang tot het register via de volgende link: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbare register van de DPO, met de volgende referentie: DPR-EC-09987.2.