BTSF-gegevensprivacyverklaring

1. Inleiding

De Europese Commissie zet zich in om uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van een (type van een) bijeenkomst of evenement, georganiseerd door de Europese Commissie. Het legt uit hoe we alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens. Het bevat ook de contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

De informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in verband met BTSF ACADEMY wordt hieronder weergegeven.

2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

BTSF is een opleidingsinitiatief van de Europese Commissie ter verbetering van de kennis en uitvoering van de EU-regels op het gebied van levensmiddelen- en diervoederwetgeving, diergezondheid en dierenwelzijn, alsmede regels inzake plantgezondheid en gewasbeschermingsmiddelen.

Uw persoonsgegevens worden verzameld door de nationale contactpunten (NCP's) van BTSF in uw land. De overige persoonsgegevens voor opleidings- en logistieke doeleinden worden door de cursisten rechtstreeks naar de opleiders gestuurd. Wat de persoonsgegevens van opleiders betreft, wordt deze verzameld door HADEA, als autoriteit die verantwoordelijk is voor de aanbestedingsprocedures.

Deze verwerking heeft betrekking op de deelname aan BTSF-opleidingsactiviteiten op bovengenoemde gebieden. DG Gezondheid en Voedselveiligheid (DG SANTE) is verantwoordelijk voor het BTSF-beleid. Het doel van deze gegevensverwerking betreft met name de selectie, inschrijving en deelname aan de opleidingsactiviteiten die worden georganiseerd en georganiseerd via de BTSF ACADEMY, alsook de deelname aan en feedback over de opleiding die wordt gebruikt voor beleidsanalyse en voor statistische doeleinden. Daarnaast worden gegevens verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het plannen en organiseren van opleidingsactiviteiten voor BTSF-deelnemers
• om gebruikers te registreren in BTSF ACADEMY
• om certificaten van deelname af te geven voor de verschillende opleidingen
• het verzamelen van feedback van deelnemers, zodat de verwerkingsverantwoordelijke betere en doeltreffendere opleidingen kan aanbieden, op basis van de behoeften en kennis van de deelnemers en de vaardigheden die nodig zijn voor hun werk;
• het effect van het BTSF-initiatief achteraf te evalueren.

Daarnaast worden statistieken bijgehouden zodat de kwaliteit van de opleiding van de BTSF ACADEMY kan worden verbeterd. De statistieken zijn gebaseerd op de evaluaties die zijn ingediend door de deelnemers aan de trainingen, zijn volledig geanonimiseerd en worden geëxtraheerd via excel. Daarom zijn de waarborgen in de gegevensverwerking in kwestie gebaseerd op de anonimisering van de persoonsgegevens, aangezien de verwerkingsverantwoordelijke de taken in kwestie kan uitvoeren zonder de verwerking van persoonsgegevens.

Bovendien kunnen foto's en video's worden gemaakt om BTSF ACADEMY-activiteiten te promoten.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering.

3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?

De wetgeving waarop BTSF is gebaseerd, is afgeleid van artikel 130 van Verordening (EU) 2017/625, dat de Commissie machtigt opleidingen te ontwikkelen voor personeel van bevoegde autoriteiten van lidstaten en van buiten de EU. De rechtsgrondslag voor de verwerkingsactiviteiten is derhalve artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725, omdat de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang (of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend). Daarnaast is artikel 5, lid 1, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725 van toepassing op de publicatie van foto’s en video’s op de BTSF ACADEMY-website.

• Daarom is uw toestemming vereist voor: de verwerking van uw persoonsgegevens die voortvloeien uit opnamen (video's) en/of foto's die worden geüpload op de BTSF ACADEMY-website en die alleen beschikbaar zijn voor geregistreerde leden.

Uw toestemming voor deze diensten kan te allen tijde worden ingetrokken en hieronder vindt u gedetailleerde informatie over hoe u uw toestemming kunt intrekken.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij verder?

De volgende persoonsgegevens worden verzameld:

1. Face to Face en Virtual Classroom BTSF-opleidingen/BTSF ACADEMY-registratie, externe deelnemers: Voornaam en achternaam, unieke EU Login-identificatiecode bij de Commissie, e-mailadres dat wordt gebruikt voor EU Login, stad, land, organisatie/instelling, rol in de organisatie (beleid, uitvoering, andere), organisatieniveau (centraal, regionaal, lokaal, andere), geboortedatum, geslacht, nationaliteit, identiteitsbewijs of paspoortgegevens, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, postadres, naam en telefoonnummer van de uitzendende organisatie), deskundigheid, technische vaardigheden en talen, opleidingsachtergrond, beroepservaring, met inbegrip van gegevens over huidige en vroegere banen.
2. Intern personeel (personeel van de Commissie als opleiders/waarnemers): Naam en achternaam, e-mailadres, organisatie, functie in de organisatie
3. Algemeen personeel - externe opleiders met administratieve functies/onderwijsrol bij BTSF ACADEMY: Naam en achternaam, e-mailadres, organisatie, functie in de organisatie. Zoals hierboven vermeld, kunnen persoonsgegevens in video's en foto's ook worden verwerkt op basis van uw toestemming.

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke bewaart uw persoonsgegevens alleen voor de tijd die nodig is om het doel van de verzameling of verdere verwerking te bereiken.

Voor elk van de categorieën persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt, vindt u hieronder de bewaargegevens en de verwijzing naar het relevante verwerkingsregister:

• Persoonsgegevens met betrekking tot de organisatie en het beheer van de BTSF ACADEMY worden bewaard gedurende vijf jaar na de registratie van de gebruiker in de BTSF ACADEMY.
• Persoonsgegevens in foto's en video's worden 8 jaar bewaard en gepubliceerd op de BTSF ACADEMY-website. Deze bewaartermijn komt overeen met de bewaartermijn van het trainingsmateriaal dat op de site in zijn oorspronkelijke formaat wordt bewaard tot de volgende geplande beoordeling en update wanneer de foto's en video's worden verwijderd.

6. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevens, enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie (of van haar contractanten, indien contractanten worden ingeschakeld om de verwerkingsverantwoordelijke bij te staan bij de organisatie en het beheer van een specifieke vergadering of een specifiek evenement). Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 betreffende de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. Technische maatregelen omvatten passende maatregelen om de onlineveiligheid, het risico van gegevensverlies, wijziging van gegevens of ongeoorloofde toegang aan te pakken, rekening houdend met het risico van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. Organisatorische maatregelen omvatten het beperken van de toegang tot de persoonsgegevens tot uitsluitend bevoegde personen met een legitieme behoefte om te weten met het oog op deze verwerking.

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze verstrekt?

Toegang tot uw persoonsgegevens wordt verleend aan het personeel van de Commissie dat verantwoordelijk is voor deze verwerking en aan andere bevoegde personeelsleden van de Commissie volgens het “need-to-know”-beginsel. Dergelijke medewerkers houden zich aan wettelijke en, indien nodig, aanvullende vertrouwelijkheidsovereenkomsten. Daarnaast kunnen HaDEA en haar externe opleiders en bedrijven die deelnemen aan de organisatie van de opleidingen en organen die belast zijn met toezichts- of inspectietaken in het kader van de toepassing van het EU-recht (bv. interne audits, Rekenkamer, Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)) toegang hebben tot uw persoonsgegevens. De verstrekte gegevens zijn ook toegankelijk voor de nationale contactpunten (NCP's) van BTSF in uw land en de externe opleiders die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van de opleiding van deelnemers. Bovendien worden uw persoonsgegevens niet doorgegeven aan niet-EU-landen of internationale organisaties.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Als “betrokkene” hebt u specifieke rechten op grond van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht op toegang tot en rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn. Indien van toepassing heeft u het recht om uw persoonsgegevens te wissen, de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die rechtmatig wordt uitgevoerd overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725 om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verantwoordelijke voor de verwerking of, in geval van een conflict, met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan in rubriek 9 hieronder.

Indien u uw rechten wenst uit te oefenen in het kader van een of meer specifieke verwerkingen, gelieve hun beschrijving (d.w.z. hun referentienummer(s) zoals gespecificeerd in rubriek 10 hieronder) in uw verzoek te vermelden.

U kunt uw toestemming, indien verkregen door de verwerkingsverantwoordelijke, intrekken door een e-mail te sturen naar de verwerkingsverantwoordelijke, met behulp van de onderstaande functionele mailbox.

9. Contactgegevens

• 
  DeverwerkingsverantwoordelijkeAls u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen, als u opmerkingen, vragen of opmerkingen hebt of als u een klacht wilt indienen over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu
• De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie
  U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) voor kwesties in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725.
• De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
  U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu)als u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke.

10. Waar kunt u meer gedetailleerde informatie vinden?

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Europese Commissie, die zijn gedocumenteerd en aan hem zijn gemeld. U kunt het register raadplegen via de volgende link: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-09987.2.