BTSF Data Privacy Statement

1. Inngangur

Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins skuldbindur sig til að vernda persónuupplýsingar þínar og virða friðhelgi þína. Framkvæmdastjórnin safnar og vinnur frekar persónuupplýsingar samkvæmt reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2018/1725 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu stofnana, aðila, skrifstofa og sérstofnana Sambandsins á persónuupplýsingum og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga.

Þessi yfirlýsing um persónuvernd útskýrir ástæðuna fyrir vinnslu persónuupplýsinga þinna í tengslum við (tegund) fund eða viðburð, sem framkvæmdastjórn Evrópusambandsins skipuleggur. Það útskýrir hvernig við söfnum, meðhöndlum og tryggjum vernd allra persónuupplýsinga sem veittar eru, hvernig þær upplýsingar eru notaðar og hvaða réttindi þú hefur í tengslum við persónuupplýsingar þínar. Þar eru einnig tilgreindar samskiptaupplýsingar ábyrgðaraðilans sem ber ábyrgð á vinnslunni sem þú getur nýtt þér réttindi þín hjá, persónuverndarfulltrúans og Evrópsku persónuverndarstofnunarinnar.

Upplýsingarnar í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga sem tengjast BTSF ACADEMY eru settar fram hér að neðan.

2. Hvers vegna og hvernig vinnum við persónuupplýsingar þínar?

BTSF er þjálfunarverkefni framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins til að bæta þekkingu og framkvæmd á reglum ESB sem gilda um lög um matvæli og fóður, heilbrigði og velferð dýra, auk reglna um plöntuheilbrigði og plöntuverndarvörur.

Persónuupplýsingum þínum er safnað af innlendum tengiliðum BTSF (NCPs) í þínu landi. Hinir persónuupplýsingarnar í þjálfunar- og skipulagslegum tilgangi eru sendar beint af nemanum til leiðbeinenda. Að því er varðar persónuupplýsingar leiðbeinenda er þeim safnað af HADEA, sem yfirvaldinu sem ber ábyrgð á innkaupaferlinu.

Þessi vinnsluaðgerð varðar þátttöku í þjálfunarstarfsemi BTSF á ofangreindum sviðum. DG Health and Food Safety (DG SANTE) er ábyrgur fyrir BTSF stefnu. Tilgangurinn með þessari gagnavinnslu varðar sérstaklega val, skráningu og þátttöku í þjálfunarstarfsemi sem haldin er og skipulögð í gegnum BTSF ACADEMY, sem og mætingu og endurgjöf um þjálfunina sem notuð er við stefnumótun og í tölfræðilegum tilgangi. Að auki eru gögnin unnin í eftirfarandi tilgangi:

• að skipuleggja og skipuleggja þjálfunarstarfsemi fyrir þátttakendur í BTSF
• að skrá notendur í BTSF ACADEMY
• að gefa út þátttökuskírteini fyrir hin ýmsu þjálfunarnámskeið
• að safna endurgjöf frá þátttakendum þannig að ábyrgðaraðili geti veitt betri og skilvirkari þjálfun í samræmi við þarfir og þekkingu þátttakenda sem og nauðsynlega færni til að sinna starfi sínu
• að framkvæma eftirámat á áhrifum BTSF-framtaksverkefnisins.

Að auki er haldið tölfræði þannig að hægt sé að bæta gæði þjálfunar BTSF ACADEMY. Tölfræðin byggist á matinu sem þátttakendur í námskeiðunum leggja fram, eru að fullu nafnlausir og eru dregnar út með Excel. Þar af leiðandi eru verndarráðstafanir í viðkomandi gagnavinnslu byggðar á nafnleynd persónuupplýsinga þar sem ábyrgðaraðili getur sinnt þeim verkefnum sem fyrir hendi eru án vinnslu persónuupplýsinga.

Þar að auki má taka myndir og myndskeið til að stuðla að BTSF ACADEMY starfsemi.

Persónuupplýsingar þínar verða ekki notaðar við sjálfvirka ákvarðanatöku, þ.m.t. gerð persónusniðs.

3. Á hvaða lagagrundvelli (s) vinnum við persónuupplýsingar þínar?

Löggjöfin, sem BTSF byggist á, er fengin úr 130. gr. reglugerðar (ESB) 2017/625 sem veitir framkvæmdastjórninni vald til að þróa þjálfun fyrir starfsfólk aðildarríkis og lögbærs yfirvalds utan ESB. Lagagrundvöllur vinnslustarfseminnar er því a-liður 1. mgr. 5. gr. reglugerðar ESB 2018/1725 vegna þess að vinnslan er nauðsynleg vegna verkefnis sem unnið er í þágu almannahagsmuna (eða við beitingu opinbers valds sem stofnun eða aðili Sambandsins fer með). Að auki, d-liður 1. mgr. 5. gr. reglugerðar ESB 2018/1725 um birtingu mynda og myndbanda á vefsvæði BTSF ACADEMY

• Samþykki þitt er því nauðsynlegt fyrir: Vinnsla persónuupplýsinga þinna sem stafar af upptökum (vídeóum) eða / og myndum sem verða hlaðið upp á vefsíðu BTSF ACADEMY og þær verða aðeins aðgengilegar skráðum meðlimum.

Samþykki þitt fyrir þessari þjónustu er hægt að afturkalla hvenær sem er og nákvæmar upplýsingar um hvernig á að afturkalla samþykki er að finna hér að neðan.

4. Hvaða persónuupplýsingum söfnum við og vinnum frekar úr?

Eftirfarandi persónuupplýsingum þínum er safnað:

1. Andlit til auglitis og Virtual Classroom BTSF námskeið / BTSF ACADEMY skráning, Ytri þátttakendur: Fornafn og eftirnafn, einkvæmt auðkenni ESB-innskráningar hjá framkvæmdastjórninni, tölvupóstfang sem notað er við innskráningu í ESB, borg, land, stofnun/stofnun, hlutverk stofnunar (stefna, framkvæmd, annað), skipulagsstig (Miðlægt, svæðisbundið, staðbundið, annað), fæðingardagur, kyn, þjóðerni, auðkenni eða vegabréfsupplýsingar, samskiptaupplýsingar (netfang, símanúmer, farsímanúmer, póstfang, nafn heimilisfang og símanúmer sendistofnunarinnar), sérfræðiþekking, tæknileg færni og tungumál, menntun, starfsreynsla, þ.m.t. upplýsingar um núverandi og fyrri störf.
2. Innra starfsfólk (starfsfólk í framkvæmdastjórn ESB sem leiðbeinendur/áheyrnarfulltrúar): Nafn og eftirnafn, tölvupóstfang, fyrirtæki, staða innan fyrirtækisins
3. Almennt starfsfólk - Ytri þjálfarar með stjórnunarhlutverk / kennsluhlutverk í BTSF ACADEMY: Nafn og eftirnafn, tölvupóstfang, fyrirtæki, staða innan fyrirtækisins. Einnig, eins og fram kemur hér að ofan, geta persónuupplýsingar sem eru í myndskeiðum og myndum verið unnar á grundvelli samþykkis þíns.

5. Hversu lengi geymum við persónuupplýsingar þínar?

Ábyrgðaraðili heldur persónuupplýsingum þínum aðeins í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang söfnunar eða frekari vinnslu.

Fyrir hvern flokk persónuupplýsinga sem hægt er að vinna úr er að finna eftirfarandi upplýsingar um varðveislu og tilvísun í viðkomandi vinnsluskrá:

• Persónuupplýsingar sem tengjast skipulagningu og stjórnun BTSF ACADEMY verða geymdar í fimm ár eftir skráningu notandans í BTSF ACADEMY.
• Persónuupplýsingar sem fylgja myndum og myndskeiðum eru geymdar og birtar á vefsíðu BTSF ACADEMY í 8 ár. Þessi varðveislutími samsvarar varðveislutíma þjálfunarefnisins sem er viðhaldið á vefsvæðinu í upprunalegu formi þar til síðari áætlaða endurskoðun og uppfærslu þegar ljósmyndirnar og myndskeiðin verða eytt.

6. Hvernig verndum við og verndum persónuupplýsingar þínar?

Allar persónuupplýsingar á rafrænu formi (tölvupóstur, skjöl, gagnagrunnar, upphlaðnar gagnalotur o.s.frv.) eru geymdar á netþjónum framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins (eða verktaka hennar, ef verktakar eru ráðnir til að aðstoða ábyrgðaraðila við skipulagningu og stjórnun tiltekins fundar eða atburðar). Allar vinnsluaðgerðir eru framkvæmdar samkvæmt ákvörðun framkvæmdastjórnarinnar (ESB, KBE) 2017/46 frá 10. janúar 2017 um öryggi fjarskipta- og upplýsingakerfa í framkvæmdastjórn Evrópusambandsins.

Til að vernda persónuupplýsingar þínar hefur framkvæmdastjórnin gert ýmsar tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir. Meðal tæknilegra ráðstafana eru viðeigandi aðgerðir til að bregðast við netöryggi, hættu á gagnatapi, breytingum á gögnum eða óheimilum aðgangi, að teknu tilliti til áhættunnar sem vinnslan hefur í för með sér og eðlis þeirra persónuupplýsinga sem verið er að vinna. Skipulagsráðstafanir fela í sér að aðgangur að persónuupplýsingum er takmarkaður við þá sem hafa til þess heimild og hafa lögmæta þörf fyrir að vita það vegna þessarar vinnsluaðgerðar.

7. Hver hefur aðgang að persónuupplýsingum þínum og hverjum eru þær birtar?

Starfsfólki framkvæmdastjórnarinnar, sem ber ábyrgð á framkvæmd þessarar vinnsluaðgerðar, og öðru viðurkenndu starfsfólki framkvæmdastjórnarinnar er veittur aðgangur að persónuupplýsingum þínum samkvæmt meginreglunni um að nauðsynlegt sé að þekkja þær. Slíkt starfsfólk fylgir lögboðnum og, þegar þess er krafist, viðbótarleyndarsamningum. Að auki kunna HaDEA og utanaðkomandi leiðbeinendur þess og fyrirtæki sem taka þátt í skipulagningu þjálfunar og aðila sem falin eru eftirlits- eða skoðunarverkefni við beitingu laga ESB (td innri úttektir, Endurskoðunarrétturinn, Evrópuskrifstofan um aðgerðir gegn svikum (OLAF)) að hafa aðgang að persónuupplýsingum þínum. Landsbundnir tengiliðir BTSF (NCPs) í þínu landi og utanaðkomandi leiðbeinendur sem bera ábyrgð á að skipuleggja þjálfun þátttakenda geta einnig nálgast gögnin sem veitt eru. Þar að auki verða persónuupplýsingar þínar ekki fluttar til landa utan ESB eða alþjóðastofnana.

8. Hver eru réttindi þín og hvernig getur þú nýtt þau?

Þú hefur sérstök réttindi sem „skráður aðili“ samkvæmt III. kafla (14.-25. gr.) reglugerðar (ESB) 2018/1725, einkum réttinn til aðgangs, persónuupplýsinga þinna og til að leiðrétta þær ef persónuupplýsingar þínar eru ónákvæmar eða ófullnægjandi. Þar sem við á hefur þú rétt til að eyða persónuupplýsingum þínum, takmarka vinnslu persónuupplýsinga þinna, mótmæla vinnslunni og rétt til að flytja eigin gögn.

Þú hefur rétt til að andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna sem fer fram með lögmætum hætti í samræmi við a-lið 1. mgr. 5. gr. reglugerðar (ESB) 2018/1725 af ástæðum sem tengjast sérstökum aðstæðum þínum.

Þú getur nýtt þér réttindi þín með því að hafa samband við ábyrgðaraðila gagna eða ef ágreiningur kemur upp um gagnaverndarfulltrúa. Ef nauðsyn krefur getur þú einnig haft samband við Evrópsku persónuverndarstofnunina. Samskiptaupplýsingar þeirra er að finna í 9. lið hér að neðan.

Ef þú vilt nýta réttindi þín í tengslum við eina eða fleiri tilteknar vinnsluaðgerðir, vinsamlegast gefðu upp lýsingu á þeim (þ.e. skráningartilvísun(ir) þeirra eins og tilgreint er í fyrirsögn 10 hér að neðan) í beiðni þinni.

Þú getur dregið samþykki þitt til baka, ef stjórnandinn hefur fengið það, með því að senda tölvupóst til stjórnandans með því að nota virka pósthólfið sem nefnt er hér að neðan.

9. Upplýsingar um tengilið

• Ef
  þú vilt nýta réttindi þín samkvæmt reglugerð (ESB) 2018/1725, eða ef þú hefur athugasemdir, spurningar eða áhyggjur, eða ef þú vilt leggja fram kvörtun varðandi söfnun og notkun persónuupplýsinga þinna, skaltu ekki hika við að hafa samband við
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu
• Persónuverndarfulltrúi framkvæmdastjórnarinnar
  Þú getur haft samband við persónuverndarfulltrúann (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) varðandi málefni sem tengjast vinnslu persónuupplýsinga þinna samkvæmt reglugerð (ESB) 2018/1725.
• Evrópska persónuverndarstofnunin (EDPS)
  Þú átt rétt á að fá málskot (þ.e. þú getur lagt fram kvörtun) til Evrópsku persónuverndarstofnunarinnar (edps@edps.europa.eu) ef þú telur að brotið hafi verið í bága við réttindi þín samkvæmt reglugerð (ESB) 2018/1725 vegna vinnslu ábyrgðaraðila gagna á persónuupplýsingum þínum.

10. Hvar er hægt að fá nánari upplýsingar?

Gagnaverndarfulltrúi framkvæmdastjórnarinnar (DPO) birtir skrá yfir allar vinnsluaðgerðir á persónuupplýsingum af hálfu framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins sem hafa verið skráðar og tilkynntar honum. Þú getur fengið aðgang að skránni í gegnum eftirfarandi tengil: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Þessi sérstaka vinnsluaðgerð hefur verið færð í opinbera skrá gagnaverndarfulltrúans með eftirfarandi tilvísun í skrá: DPR-EC-09987.2.