BTSF Izjava o zaštiti podataka

1. Uvod

Europska komisija predana je zaštiti vaših osobnih podataka i poštovanju vaše privatnosti. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka.

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se razlog obrade vaših osobnih podataka u kontekstu (vrste) sastanka ili događanja koje organizira Europska komisija. Objašnjava način na koji prikupljamo, obrađujemo i osiguravamo zaštitu svih dostavljenih osobnih podataka, kako se ti podaci koriste i koja prava imate u vezi s vašim osobnim podacima. Navode se i podaci za kontakt odgovornog voditelja obrade podataka s kojim možete ostvariti svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

Informacije u vezi s obradom osobnih podataka povezanih s AKADEMIJE BTSF-a prikazane su u nastavku.

2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

BTSF je inicijativa Europske komisije za osposobljavanje radi boljeg poznavanja i provedbe pravila EU-a koja obuhvaćaju propise o hrani i hrani za životinje, zdravlju i dobrobiti životinja te pravila o zdravlju bilja i sredstvima za zaštitu bilja.

Vaše osobne podatke prikupljaju nacionalne kontaktne točke BTSF-a u vašoj zemlji. Ostatak osobnih podataka za potrebe osposobljavanja i logistike polaznici izravno šalju voditeljima osposobljavanja. Kad je riječ o osobnim podacima voditelja osposobljavanja, HADEA ih prikuplja kao tijelo odgovorno za postupke javne nabave.

Ovaj postupak obrade odnosi se na sudjelovanje u aktivnostima osposobljavanja u okviru BTSF-a u navedenim područjima. Glavna uprava za zdravlje i sigurnost hrane (GU SANTE) odgovorna je za politiku BTSF-a. Konkretno, svrha ove obrade podataka odnosi se na odabir, upis i sudjelovanje u aktivnostima osposobljavanja koje se održavaju i organiziraju u okviru AKADEMIJE BTSF, kao i na sudjelovanje i povratne informacije o osposobljavanju koje se upotrebljava za analizu politika i u statističke svrhe. Osim toga, podaci se obrađuju u sljedeće svrhe:

• planiranje i organiziranje aktivnosti osposobljavanja za sudionike BTSF-a
• za registraciju korisnika u BTSF ACADEMY
• izdavati potvrde o sudjelovanju za različite tečajeve osposobljavanja
• prikupljanje povratnih informacija od sudionika kako bi voditelj obrade mogao pružiti bolje i učinkovitije osposobljavanje, u skladu s potrebama i znanjem sudionika te vještinama potrebnima za njihov posao
• provesti ex post evaluaciju učinka inicijative BTSF.

Osim toga, čuvaju se statistički podaci kako bi se poboljšala kvaliteta osposobljavanja AKADEMIJE za BTSF. Statistički podaci temelje se na evaluacijama koje su dostavili sudionici tečajeva osposobljavanja, u potpunosti su anonimizirani i ekstrahirani su u Excelu. Stoga se zaštitne mjere u predmetnoj obradi podataka temelje na anonimizaciji osobnih podataka jer voditelj obrade može obavljati predmetne zadaće bez obrade osobnih podataka.

Štoviše, fotografije i videozapisi mogu se snimiti kako bi se promicale aktivnosti AKADEMIJE BTSF-a.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.

3. Na temelju kojih pravnih osnova obrađujemo vaše osobne podatke?

Zakonodavstvo na kojem se temelji BTSF proizlazi iz članka 130. Uredbe (EU) 2017/625, kojim se Komisija ovlašćuje za razvoj osposobljavanja za osoblje nadležnih tijela država članica i trećih zemalja. Stoga je pravna osnova za aktivnosti obrade članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe (EU) 2018/1725 jer je obrada nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa (ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije). Osim toga, članak 5. stavak 1. točka (d) Uredbe (EU) 2018/1725 za objavu fotografija i videozapisa na internetskim stranicama AKADEMIJE BTSF-a

• Stoga je vaš pristanak potreban za: obradu vaših osobnih podataka koji proizlaze iz snimaka (videozapisa) ili/i fotografija koje će biti prenesene na web stranicu BTSF ACADEMY i bit će dostupne samo registriranim članovima.

Vaš pristanak za ove usluge može se povući u bilo kojem trenutku, a detaljne informacije o tome kako povući pristanak navedene su u nastavku.

4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?

Prikupljaju se sljedeći osobni podaci:

1. Tečajevi osposobljavanja za BTSF licem u lice i virtualnu učionicu / registracija BTSF ACADEMY, vanjski sudionici: Ime i prezime, jedinstveni identifikator EU Login pri Komisiji, e-pošta koja se upotrebljava za EU Login, grad, zemlju, organizaciju/instituciju, ulogu u organizaciji (politika, provedba, ostalo), organizacijsku razinu (središnja, regionalna, lokalna, ostalo), datum rođenja, spol, državljanstvo, osobne podatke ili podatke o putovnici, podatke za kontakt (adresa e-pošte, telefonski broj, broj mobilnog telefona, poštanska adresa, adresa i telefonski broj organizacije pošiljateljice), stručnost, tehničke vještine i jezike, obrazovanje, stručno iskustvo, uključujući pojedinosti o trenutačnom i prethodnom zaposlenju.
2. Unutarnje osoblje (osoblje Komisije kao predavači/promatrači): Ime i prezime, adresa e-pošte, organizacija, radno mjesto u organizaciji
3. Glavno osoblje – vanjski predavači s administrativnim funkcijama/nastavnom ulogom u AKADEMIJI BTSF-a: Ime i prezime, adresa e-pošte, organizacija, radno mjesto u organizaciji. Također, kao što je gore navedeno, osobni podaci uključeni u videozapise i fotografije mogu se obrađivati na temelju vašeg pristanka.

5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Voditelj obrade čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjavanje svrhe prikupljanja ili daljnje obrade.

Za svaku kategoriju osobnih podataka koji se mogu obrađivati u nastavku se nalaze pojedinosti o zadržavanju i upućivanje na relevantnu evidenciju o obradi:

• Osobni podaci povezani s organizacijom i upravljanjem AKADEMIJE BTSF-a čuvaju se pet godina nakon registracije korisnika u AKADEMIJU BTSF-a.
• Osobni podaci sadržani u fotografijama i videozapisima čuvaju se i objavljuju na internetskoj stranici BTSF ACADEMY 8 godina. To razdoblje čuvanja odgovara razdoblju čuvanja materijala za osposobljavanje koje se održava na stranici u izvornom obliku do naknadnog planiranog pregleda i ažuriranja kada će fotografije i videozapisi biti izbrisani.

6. Kako štitimo i čuvamo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije (ili njezinih ugovaratelja ako su ugovaratelji angažirani da pomognu voditelju obrade u organizaciji određenog sastanka ili događanja i upravljanju njime). Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Kako bi zaštitila vaše osobne podatke, Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće mjere za rješavanje pitanja sigurnosti na internetu, rizika od gubitka podataka, izmjene podataka ili neovlaštenog pristupa, uzimajući u obzir rizik koji predstavlja obrada i prirodu osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje imaju legitimnu potrebu poznavati ih za potrebe ovog postupka obrade.

7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije odgovorno za ovaj postupak obrade i drugo ovlašteno osoblje Komisije u skladu s načelom nužnog pristupa. Takvo se osoblje pridržava zakonskih i, prema potrebi, dodatnih sporazuma o povjerljivosti. Osim toga, HaDEA i njezini vanjski predavači i poduzeća koji sudjeluju u organizaciji osposobljavanja te tijela zadužena za zadaće praćenja ili inspekcije u primjeni prava EU-a (npr. unutarnje revizije, Revizorski sud, Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF)) mogu imati pristup vašim osobnim podacima. Dostavljenim podacima mogu pristupiti i nacionalne kontaktne točke BTSF-a vaše zemlje i vanjski predavači odgovorni za organizaciju osposobljavanja sudionika. Osim toga, vaši osobni podaci neće se prenositi zemljama koje nisu članice EU-a ili međunarodnim organizacijama.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebno pravo na pristup svojim osobnim podacima i njihov ispravak ako su netočni ili nepotpuni. Ako je primjenjivo, imate pravo izbrisati svoje osobne podatke, ograničiti obradu svojih osobnih podataka, uložiti prigovor na obradu i pravo na prenosivost podataka.

Imate pravo uložiti prigovor na obradu vaših osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) 2018/1725 na temelju vaše posebne situacije.

Svoja prava možete ostvariti tako da se obratite voditelju obrade podataka ili, u slučaju spora, službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Njihovi podaci za kontakt navedeni su u naslovu 9. u nastavku.

Ako želite ostvariti svoja prava u kontekstu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, u zahtjevu navedite njihov opis (tj. njihov broj upisa u registar naveden u rubrici 10. u nastavku).

Ako je voditelj obrade pribavio privolu, svoju privolu možete povući slanjem e-poruke voditelju obrade s pomoću funkcionalnog poštanskog sandučića navedenog u nastavku.

9. Podaci za kontakt

• Voditelj obrade podataka
  Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, ako imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se na adresu
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu
• Komisijin službenik za zaštitu podataka
  (DPO) možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) u vezi s pitanjima povezanima s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725.
• Europski nadzornik za zaštitu podataka (EDPS)
  Imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu) ako smatrate da je voditelj obrade obradom vaših osobnih podataka povrijedio vaša prava iz Uredbe (EU) 2018/1725.

10. Gdje pronaći detaljnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Europska komisija, a koji su dokumentirani i o kojima je obaviješten. Registru možete pristupiti putem sljedeće poveznice: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Taj posebni postupak obrade uvršten je u javni registar službenika za zaštitu podataka sa sljedećom referentnom oznakom evidencije: DPR-EC-09987.2.