Déclaration de confidentialité des données de BTSF

1. Introduction

La Commission européenne s'engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. La Commission collecte et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données.

La présente déclaration de confidentialité explique la raison du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre d’une (type de) réunion ou d’un événement organisé par la Commission européenne. Il explique comment nous collectons, traitons et assurons la protection de toutes les données personnelles fournies, comment ces informations sont utilisées et quels sont vos droits par rapport à vos données personnelles. Il précise également les coordonnées du responsable du traitement des données auprès duquel vous pouvez exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du contrôleur européen de la protection des données.

Les informations relatives au traitement des données personnelles liées à BTSF ACADEMY, sont présentées ci-dessous.

2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données personnelles?

BTSF est une initiative de formation de la Commission européenne visant à améliorer la connaissance et la mise en œuvre des règles de l’UE relatives à la législation sur les denrées alimentaires et les aliments pour animaux, à la santé et au bien-être des animaux, ainsi qu’aux règles phytosanitaires et aux produits phytopharmaceutiques.

Vos données à caractère personnel sont collectées par les points de contact nationaux (PCN) du BTSF de votre pays. Le reste des données personnelles à des fins de formation et de logistique est envoyé directement par les stagiaires aux formateurs. En ce qui concerne les données à caractère personnel des formateurs, elles sont collectées par la HADEA, en tant qu’autorité responsable des procédures de passation de marchés.

Cette opération de traitement concerne la participation à des activités de formation BTSF dans les domaines susmentionnés. La DG Santé et sécurité alimentaire (DG SANTE) est responsable de la politique BTSF. Plus précisément, le but de ce traitement de données concerne la sélection, l'inscription et la participation aux activités de formation hébergées et organisées par l'ACADÉMIE BTSF, ainsi que la participation et le retour d'information sur la formation qui est utilisée pour l'analyse des politiques et à des fins statistiques. En outre, les données sont traitées aux fins suivantes:

• planifier et organiser des activités de formation pour les participants au programme BTSF;
• pour enregistrer des utilisateurs dans BTSF ACADEMY
• délivrer des attestations de participation aux différents cours de formation;
• recueillir le retour d’information des participants afin que le responsable du traitement puisse dispenser une formation de meilleure qualité et plus efficace, en fonction des besoins et des connaissances des participants ainsi que des compétences nécessaires à leur travail;
• réaliser une évaluation ex post de l’impact de l’initiative BTSF.

En outre, des statistiques sont conservées afin d'améliorer la qualité de la formation de l'ACADÉMIE BTSF. Les statistiques sont basées sur les évaluations soumises par les participants aux cours de formation, sont entièrement anonymisées et sont extraites via Excel. Par conséquent, les garanties relatives au traitement des données en question reposent sur l’anonymisation des données à caractère personnel, étant donné que le responsable du traitement peut accomplir les tâches en question sans traitement de données à caractère personnel.

De plus, des photos et des vidéos peuvent être prises afin de promouvoir les activités de BTSF ACADEMY.

Vos données personnelles ne seront pas utilisées pour une prise de décision automatisée, y compris le profilage.

3. Sur quelle(s) base(s) légale(s) traitons-nous vos données personnelles?

La législation sur laquelle se fonde le BTSF découle de l’article 130 du règlement (UE) 2017/625, qui habilite la Commission à mettre au point des formations pour le personnel des autorités compétentes des États membres et des pays tiers. Par conséquent, la base juridique des activités de traitement est l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725, car le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public (ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union). En outre, l’article 5, paragraphe 1, point d), du règlement (UE) 2018/1725 pour la publication de photos et de vidéos sur le site web de BTSF ACADEMY

• Par conséquent, votre consentement est requis pour: le traitement de vos données personnelles issues d'enregistrements (vidéos) et/ou de photos qui seront téléchargées sur le site de BTSF ACADEMY et ne seront accessibles qu'à ses membres inscrits.

Votre consentement pour ces services peut être retiré à tout moment et des informations détaillées sur la façon de retirer votre consentement sont fournies ci-dessous.

4. Quelles données à caractère personnel collectons-nous et traitons-nous ultérieurement?

Les données personnelles suivantes sont collectées:

1. Cours de formation BTSF en présentiel et en classe virtuelle/inscription à l'ACADÉMIE BTSF, Participants externes: Prénom et nom, identifiant unique EU Login à la Commission, adresse électronique utilisée pour EU Login, ville, pays, organisation/institution, rôle dans l’organisation (politique, mise en œuvre, autre), niveau organisationnel (central, régional, local, autre), date de naissance, sexe, nationalité, données d’identification ou de passeport, coordonnées (adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de téléphone portable, adresse postale, nom et numéro de téléphone de l’organisation d’envoi), expertise, compétences techniques et langues, formation, expérience professionnelle, y compris des informations sur l’emploi actuel et passé.
2. Personnel interne (personnel de la Commission en tant que formateurs/observateurs): Nom et prénom, adresse électronique, organisation, fonction au sein de l’organisation
3. Personnel général - Formateurs externes exerçant des fonctions administratives/enseignants dans l'ACADÉMIE BTSF: Nom et prénom, adresse électronique, organisation, fonction au sein de l’organisation. En outre, comme indiqué ci-dessus, les données personnelles incluses dans les vidéos et les photos peuvent être traitées sur la base de votre consentement.

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Le responsable du traitement ne conserve vos données personnelles que pendant le temps nécessaire pour atteindre l'objectif de la collecte ou du traitement ultérieur.

Pour chacune des catégories de données à caractère personnel susceptibles d'être traitées, veuillez trouver ci-dessous les détails de la conservation et la référence à l'enregistrement du traitement concerné:

• Les données à caractère personnel relatives à l’organisation et à la gestion de l’ACADÉMIE BTSF seront conservées pendant cinq ans après l’enregistrement de l’utilisateur dans l’ACADÉMIE BTSF.
• Les données personnelles incluses dans les photos et vidéos sont conservées et publiées sur le site Web de BTSF ACADEMY pendant 8 ans. Cette période de conservation correspond à la période de conservation du matériel de formation qui est conservé sur le site dans son format d'origine jusqu'à la révision et la mise à jour ultérieures prévues lorsque les photographies et les vidéos seront supprimées.

6. Comment protégeons-nous et protégeons-nous vos données personnelles?

Toutes les données à caractère personnel sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont stockées sur les serveurs de la Commission européenne (ou de ses contractants, si des contractants sont engagés pour assister le responsable du traitement dans l’organisation et la gestion d’une réunion ou d’un événement spécifique). Toutes les opérations de traitement sont effectuées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 relative à la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.

Afin de protéger vos données à caractère personnel, la Commission a mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles. Les mesures techniques comprennent des mesures appropriées pour faire face à la sécurité en ligne, au risque de perte de données, d’altération des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque présenté par le traitement et de la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l'accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime d'en connaître aux fins de cette opération de traitement.

7. Qui a accès à vos données personnelles et à qui sont-elles communiquées?

L’accès à vos données à caractère personnel est accordé au personnel de la Commission chargé d’effectuer cette opération de traitement et à d’autres agents autorisés de la Commission conformément au principe du «besoin d’en connaître». Ce personnel respecte les accords de confidentialité statutaires et, le cas échéant, les accords de confidentialité supplémentaires. En outre, l’HaDEA et ses formateurs externes ainsi que les entreprises participant à l’organisation de la formation et les organismes chargés de tâches de contrôle ou d’inspection en application du droit de l’UE [par exemple, audits internes, Cour des comptes, Office européen de lutte antifraude (OLAF)] peuvent avoir accès à vos données à caractère personnel. Les données fournies peuvent également être consultées par les points de contact nationaux (PCN) BTSF de votre pays et les formateurs externes chargés d’organiser la formation des participants. En outre, vos données à caractère personnel ne seront pas transférées vers des pays tiers ou des organisations internationales.

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

Vous disposez de droits spécifiques en tant que «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit d’accéder à vos données à caractère personnel et de les rectifier si vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes. Le cas échéant, vous avez le droit d'effacer vos données personnelles, de limiter le traitement de vos données personnelles, de vous opposer au traitement et le droit à la portabilité des données.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, qui est effectué légalement conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725 pour des motifs liés à votre situation particulière.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données ou, en cas de conflit, le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent à la rubrique 9 ci-dessous.

Lorsque vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez fournir leur description (c’est-à-dire leur(s) référence(s) d’enregistrement telle(s) que spécifiée(s) à la rubrique 10 ci-dessous) dans votre demande.

Vous pouvez retirer votre consentement, s'il a été obtenu par le responsable du traitement, en envoyant un courrier électronique au responsable du traitement, à l'aide de la boîte fonctionnelle mentionnée ci-dessous.

9. Coordonnées

• Si
  vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations, ou si vous souhaitez déposer une plainte concernant la collecte et l’utilisation de vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à contacter
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu
• Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
  Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu)en ce qui concerne les questions liées au traitement de vos données à caractère personnel au titre du règlement (UE) 2018/1725.
• Le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)
  Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu)si vous estimez que vos droits au titre du règlement (UE) 2018/1725 ont été violés à la suite du traitement de vos données à caractère personnel par le responsable du traitement.

10. Où trouver des informations plus détaillées?

Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel effectuées par la Commission européenne, qui lui ont été documentées et notifiées. Vous pouvez accéder au registre via le lien suivant: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Ce traitement spécifique a été inscrit au registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-09987.2.