BTSF-AKATEMIA

1. Johdanto

Euroopan komissio on sitoutunut suojaamaan henkilötietojasi ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietojasi käsitellään Euroopan komission järjestämän (a) kokouksen tai tapahtuman yhteydessä. Siinä selitetään, miten keräämme, käsittelemme ja varmistamme kaikkien toimitettujen henkilötietojen suojan, miten näitä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi liittyen. Siinä määritellään myös sen rekisterinpitäjän yhteystiedot, jonka kanssa voit käyttää oikeuksiasi, sekä tietosuojavastaava ja Euroopan tietosuojavaltuutettu.

Jäljempänä on esitetty BTSF ACADEMY -tietokantaan liittyvien henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot.

2. Miksi ja miten käsittelemme henkilötietojasi?

BTSF on Euroopan komission koulutusaloite, jonka tarkoituksena on parantaa elintarvike- ja rehulainsäädäntöä, eläinten terveyttä ja hyvinvointia sekä kasvien terveyttä ja kasvinsuojeluaineita koskevien EU:n sääntöjen tuntemusta ja täytäntöönpanoa.

Henkilötietojasi keräävät maanne BTSF:n kansalliset yhteyspisteet. Harjoittelijat lähettävät muut henkilötiedot koulutukseen ja logistisiin tarkoituksiin suoraan kouluttajille. Kouluttajien henkilötietojen osalta HADEA kerää ne hankintamenettelyistä vastaavana viranomaisena.

Tämä käsittely koskee osallistumista BTSF:n koulutustoimintaan edellä mainituilla aloilla. Terveyden ja elintarviketurvallisuuden pääosasto (DG SANTE) vastaa BTSF-politiikasta. Tietojenkäsittelyn tarkoitus koskee erityisesti BTSF:n ACADEMYn isännöimien ja järjestämien koulutustoimien valintaa, ilmoittautumista ja niihin osallistumista sekä osallistumista politiikan analysointiin ja tilastollisiin tarkoituksiin käytettävään koulutukseen ja siihen liittyvää palautetta. Lisäksi tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• suunnitella ja järjestää koulutustoimintaa BTSF:n osallistujille
• käyttäjien rekisteröinti BTSF ACADEMY -järjestelmään
• myöntää osallistumistodistuksia eri kursseille
• palautteen kerääminen osallistujilta, jotta rekisterinpitäjä voi tarjota parempaa ja tehokkaampaa koulutusta osallistujien tarpeiden ja tietojen sekä työnsä edellyttämien taitojen mukaisesti.
• suorittaa BTSF-aloitteen vaikutusten jälkiarvioinnin.

Lisäksi tilastoja ylläpidetään, jotta BTSF ACADEMYn koulutuksen laatua voidaan parantaa. Tilastot perustuvat koulutuskurssien osallistujien toimittamiin arviointeihin, ne on täysin anonymisoitu ja poimittu excelin kautta. Näin ollen kyseessä olevan tietojenkäsittelyn suojatoimet perustuvat henkilötietojen anonymisointiin, koska toiminnan rekisterinpitäjä voi suorittaa käsillä olevat tehtävät ilman henkilötietojen käsittelyä.

Lisäksi voidaan ottaa valokuvia ja videoita BTSF ACADEMY -toiminnan edistämiseksi.

Henkilötietojasi ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, profilointi mukaan lukien.

3. Millä oikeudellisilla perusteilla käsittelemme henkilötietojasi?

BTSF:n perustana oleva lainsäädäntö perustuu asetuksen (EU) 2017/625 130 artiklaan, jossa komissiolle annetaan valtuudet kehittää koulutusta jäsenvaltioiden ja muiden kuin EU:n toimivaltaisten viranomaisten henkilöstölle. Näin ollen käsittelyn oikeusperusta on asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohta, koska käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi). Lisäksi asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan d alakohta valokuvien ja videoiden julkaisemisesta BTSF:n ACADEMY-verkkosivustolla

• Siksi sinun suostumustasi tarvitaan: BTSF ACADEMY -verkkosivustolle ladattavien tallenteiden (videoiden) tai/tai valokuvien perusteella kerättyjen henkilötietojesi käsittely on vain sen rekisteröityneiden jäsenten saatavilla.

Suostumuksesi näihin palveluihin voidaan peruuttaa milloin tahansa, ja alla on yksityiskohtaiset tiedot suostumuksen peruuttamisesta.

4. Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme edelleen?

Seuraavat henkilötietosi kerätään:

1. Kasvokkain ja virtuaalinen luokkahuone BTSF-koulutuskurssit/BTSF ACADEMY -rekisteröinti, ulkopuoliset osallistujat: Etunimi ja sukunimi, EU Login -tunnus komissiossa, sähköpostiosoite, jota käytetään EU Login -palveluun, kaupunki, maa, organisaatio/instituutti, rooli organisaatiossa (politiikka, täytäntöönpano, muu), organisaatiotaso (keskus-, alue-, paikallinen, muu), syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, henkilötunnus tai passitiedot, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero, postiosoite, postiosoite, nimi ja puhelinnumero), asiantuntemus, tekniset taidot ja kielet, koulutus, ammattikokemus, mukaan lukien tiedot nykyisestä ja aiemmasta työpaikasta.
2. Sisäinen henkilöstö (komission henkilöstö kouluttajina/tarkkailijoina): Nimi ja sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, asema organisaatiossa
3. Yleinen henkilöstö – Ulkoiset kouluttajat, joilla on hallinnollisia tehtäviä/opetustehtäviä BTSF ACADEMYssä: Nimi ja sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, asema organisaatiossa. Kuten edellä on todettu, videoihin ja valokuviin sisältyviä henkilötietoja voidaan käsitellä suostumuksesi perusteella.

5. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi.

Alla on säilytystiedot ja viittaus asiaankuuluvaan käsittelyrekisteriin kunkin käsiteltävien henkilötietojen ryhmän osalta:

• BTSF ACADEMYn organisaatioon ja hallinnointiin liittyviä henkilötietoja säilytetään viisi vuotta sen jälkeen, kun käyttäjä on rekisteröitynyt BTSF ACADEMY -tietokantaan.
• Valokuviin ja videoihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään ja julkaistaan BTSF ACADEMY -verkkosivustolla 8 vuoden ajan. Tämä säilytysaika vastaa sivustolla alkuperäisessä muodossaan säilytetyn koulutusmateriaalin säilytysaikaa siihen asti, kunnes valokuvat ja videot poistetaan.

6. Miten suojaamme ja suojaamme henkilötietojasi?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostit, asiakirjat, tietokannat, ladatut tietoerät jne.) tallennetaan Euroopan komission (tai sen toimeksisaajien) palvelimille, jos toimeksisaajat osallistuvat avustamaan rekisterinpitäjää tietyn kokouksen tai tapahtuman järjestämisessä ja hallinnoinnissa. Kaikki käsittelytoimet suoritetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10 päivänä tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 nojalla.

Henkilötietojesi suojaamiseksi komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Teknisiin toimenpiteisiin kuuluu asianmukaisia toimia, joilla puututaan verkkoturvallisuuteen, tietojen häviämisriskiin, tietojen muuttamiseen tai luvattomaan käyttöön, ottaen huomioon käsittelystä aiheutuva riski ja käsiteltävien henkilötietojen luonne. Organisatorisiin toimenpiteisiin kuuluu muun muassa se, että pääsy henkilötietoihin rajoitetaan vain valtuutetuille henkilöille, joilla on oikeutettu tarve saada tietoja tätä käsittelyä varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihisi ja kenelle ne luovutetaan?

Pääsy henkilötietoihisi annetaan tämän käsittelyn suorittamisesta vastaavalle komission henkilöstölle ja muulle komission valtuutetulle henkilöstölle tiedonsaantitarpeen periaatteen mukaisesti. Tällainen henkilöstö noudattaa lakisääteisiä ja tarvittaessa muita luottamuksellisuutta koskevia sopimuksia. Lisäksi HaDEA:lla ja sen ulkopuolisilla kouluttajilla ja yrityksillä, jotka osallistuvat koulutus- ja valvontatehtävien järjestämiseen EU:n lainsäädännön mukaisesti (esim. sisäiset tarkastukset, tilintarkastustuomioistuin, Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF)), voi olla pääsy henkilötietoihisi. Toimitettuihin tietoihin voivat tutustua myös maanne BTSF:n kansalliset yhteyspisteet ja osallistujien koulutuksen järjestämisestä vastaavat ulkopuoliset kouluttajat. Henkilötietojasi ei myöskään siirretä EU:n ulkopuolisiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin.

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvun (14–25 artikla) mukaiset erityiset oikeudet, erityisesti oikeus tutustua henkilötietoihisi ja oikaista ne, jos henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia. Sinulla on tarvittaessa oikeus poistaa henkilötietosi, rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka suoritetaan laillisesti asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai ristiriitatilanteessa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voit myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Heidän yhteystietonsa ovat alla olevassa otsakkeessa 9.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi yhdessä tai useammassa erityisessä käsittelytoimessa, ilmoita pyynnössäsi niiden kuvaus (eli niiden rekisteriviitteet jäljempänä olevan otsakkeen 10 mukaisesti).

Jos rekisterinpitäjä on saanut suostumuksesi, voit peruuttaa suostumuksesi lähettämällä rekisterinpitäjälle sähköpostin alla mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

9. Yhteystiedot

• Rekisterinpitäjä
  Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla on kommentteja, kysymyksiä tai huolenaiheita tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä osoitteeseen
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu
• Komission tietosuojavastaava (DPO)
  Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.
• 
  Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetunpuoleen (eli voit tehdä kantelun) Euroopan tietosuojavaltuutetulle (edps@edps.europa.eu), jos katsot, että asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi on loukattu rekisterinpitäjän suorittaman henkilötietojesi käsittelyn seurauksena.

10. Mistä saada tarkempaa tietoa?

Komission tietosuojavastaava julkaisee rekisterin kaikista Euroopan komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu hänelle. Voit käyttää rekisteriä seuraavan linkin kautta: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Tämä erityinen käsittelytoimi on sisällytetty tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin, jossa on seuraava rekisteriviite: DPR-EC-09987.2.