BTSF:n tietosuojaseloste

1. Johdanto

Euroopan komissio on sitoutunut suojaamaan henkilötietojasi ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja käsitellään Euroopan komission järjestämässä (a-tyyppisessä) kokouksessa tai tapahtumassa. Siinä selitetään, miten keräämme, käsittelemme ja varmistamme kaikkien toimitettujen henkilötietojen suojan, miten näitä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen. Siinä täsmennetään myös sen vastuullisen rekisterinpitäjän, jonka kanssa voit käyttää oikeuksiasi, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Alla on esitetty BTSF-akatemiaan liittyvien henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot.

2. Miksi ja miten käsittelemme henkilötietojasi?

BTSF on Euroopan komission koulutusaloite, jolla parannetaan elintarvike- ja rehulainsäädäntöä, eläinten terveyttä ja hyvinvointia sekä kasvien terveyttä ja kasvinsuojeluaineita koskevien EU:n sääntöjen tuntemusta ja täytäntöönpanoa.

Henkilötietojasi keräävät oman maasi BTSF:n kansalliset yhteyspisteet. Harjoittelijat lähettävät loput henkilötiedot koulutusta ja logistiikkaa varten suoraan kouluttajille. Kouluttajien henkilötietoja kerää HADEA hankintamenettelyistä vastaavana viranomaisena.

Tämä käsittelytoimi koskee osallistumista BTSF:n koulutustoimiin edellä mainituilla aloilla. Terveyden ja elintarviketurvallisuuden pääosasto (SANTE) vastaa BTSF-politiikasta. Tietojenkäsittelyn tarkoituksena on erityisesti valita BTSF-akatemian isännöimät ja järjestämät koulutustoimet, ilmoittautua niihin ja osallistua niihin sekä osallistua koulutukseen ja antaa siitä palautetta, jota käytetään politiikan analysointiin ja tilastotarkoituksiin. Lisäksi tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• suunnitella ja järjestää koulutustoimia BTSF:n osallistujille
• käyttäjien rekisteröimiseksi BTSF-akatemiaan
• myöntää osallistumistodistuksia eri kursseille
• kerätä palautetta osallistujilta, jotta rekisterinpitäjä voi tarjota parempaa ja tehokkaampaa koulutusta osallistujien tarpeiden ja tietojen sekä heidän työssään tarvittavien taitojen mukaisesti
• tehdä jälkiarviointi BTSF-aloitteen vaikutuksista.

Lisäksi pidetään tilastoja, jotta BTSF-akatemian koulutuksen laatua voidaan parantaa. Tilastot perustuvat kurssien osallistujien toimittamiin arviointeihin, ne anonymisoidaan täysin ja poimitaan Excelin kautta. Näin ollen kyseisen tietojenkäsittelyn suojatoimet perustuvat henkilötietojen anonymisointiin, koska toiminnan rekisterinpitäjä voi suorittaa käsillä olevat tehtävät ilman henkilötietojen käsittelyä.

Lisäksi voidaan ottaa valokuvia ja videoita BTSF-akatemian toiminnan edistämiseksi.

Henkilötietojasi ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3. Millä oikeudellisilla perusteilla käsittelemme henkilötietojasi?

BTSF:n perustana oleva lainsäädäntö perustuu asetuksen (EU) 2017/625 130 artiklaan, jossa komissiolle annetaan valtuudet kehittää koulutusta jäsenvaltioiden ja EU:n ulkopuolisten toimivaltaisten viranomaisten henkilöstölle. Näin ollen käsittelytoimien oikeusperusta on asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohta, koska käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi). Lisäksi asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan d alakohta valokuvien ja videoiden julkaisemisesta BTSF-akatemian verkkosivustolla

• Siksi suostumuksesi tarvitaan: BTSF ACADEMY -verkkosivustolle ladatuista tallenteista (videoista) ja/tai valokuvista peräisin olevien henkilötietojesi käsittely, ja ne ovat vain sen rekisteröityneiden jäsenten saatavilla.

Suostumuksesi näihin palveluihin voidaan peruuttaa milloin tahansa, ja alla on yksityiskohtaiset tiedot suostumuksen peruuttamisesta.

4. Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme edelleen?

Henkilötietojasi kerätään seuraavasti:

1. Face to Face ja Virtual Classroom BTSF-kurssit / BTSSF-akatemian rekisteröinti, ulkopuoliset osallistujat: Etunimi ja sukunimi, EU Login -tunnuksen yksilöivä tunniste komissiossa, EU Login -tunnuksessa käytetty sähköpostiosoite, kaupunki, maa, organisaatio/laitos, rooli organisaatiossa (politiikka, täytäntöönpano, muu), organisaatiotaso (keskus-, alue-, paikallis- ja muu), syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, henkilötunnus tai passin tiedot, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero, postiosoite, nimi ja puhelinnumero lähettävässä organisaatiossa), asiantuntemus, tekniset taidot ja kielet, koulutustausta, työkokemus, mukaan lukien tiedot nykyisestä ja aiemmasta työsuhteesta.
2. Sisäinen henkilöstö (komission henkilöstö kouluttajina/tarkkailijoina): Nimi ja sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, asema organisaatiossa
3. Yleishenkilöstö – Ulkopuoliset kouluttajat, joilla on hallinnollisia tehtäviä/opetustehtävä BTSF-akatemiassa: Nimi ja sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, asema organisaatiossa. Kuten edellä on todettu, myös videoihin ja valokuviin sisältyviä henkilötietoja voidaan käsitellä suostumuksesi perusteella.

5. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi.

Seuraavassa esitetään kunkin mahdollisesti käsiteltävän henkilötietoryhmän osalta säilytystiedot ja viittaus asiaankuuluvaan käsittelyrekisteriin:

• BTSF-akatemian organisaatioon ja hallinnointiin liittyviä henkilötietoja säilytetään viisi vuotta sen jälkeen, kun käyttäjä on rekisteröitynyt BTSF-akatemiaan.
• Valokuviin ja videoihin sisältyviä henkilötietoja säilytetään ja julkaistaan BTSF ACADEMY -verkkosivustolla 8 vuoden ajan. Säilytysaika vastaa sivustolla alkuperäisessä muodossaan säilytetyn koulutusmateriaalin säilytysaikaa, kunnes valokuvat ja videot poistetaan myöhemmin suunnitellun tarkistuksen ja päivityksen jälkeen.

6. Miten suojaamme ja suojaamme henkilötietojasi?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, ladatut tietoerät jne.) tallennetaan Euroopan komission (tai sen toimeksisaajien) palvelimille, jos toimeksisaajat ovat sitoutuneet avustamaan rekisterinpitäjää tietyn kokouksen tai tapahtuman järjestämisessä ja hallinnoinnissa. Kaikki käsittelytoimet suoritetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10 päivänä tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 mukaisesti.

Komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Teknisiin toimenpiteisiin kuuluvat asianmukaiset toimet, joilla puututaan verkkoturvallisuuteen, tietojen häviämisen riskiin, tietojen muuttamiseen tai luvattomaan käyttöön, ottaen huomioon käsittelyn aiheuttama riski ja käsiteltävien henkilötietojen luonne. Organisatorisiin toimenpiteisiin kuuluu pääsyn rajoittaminen henkilötietoihin ainoastaan valtuutetuille henkilöille, joilla on perusteltu tarve saada tietoja tätä käsittelytoimea varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihisi ja kenelle niitä luovutetaan?

Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojen käsittelystä vastaavalle komission henkilöstölle ja muulle valtuutetulle komission henkilöstölle tiedonsaantitarpeen periaatteen mukaisesti. Tällainen henkilöstö noudattaa lakisääteisiä ja tarvittaessa muita salassapitosopimuksia. Lisäksi HaDEAlla ja sen ulkopuolisilla kouluttajilla ja koulutuksen järjestämiseen osallistuvilla yrityksillä sekä EU:n lainsäädännön mukaisista seuranta- tai tarkastustehtävistä vastaavilla elimillä (esim. sisäiset tarkastukset, tilintarkastustuomioistuin ja Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF)) voi olla pääsy henkilötietoihisi. Toimitettuihin tietoihin voivat tutustua myös oman maasi BTSF:n kansalliset yhteyspisteet ja osallistujien koulutuksen järjestämisestä vastaavat ulkopuoliset kouluttajat. Henkilötietojasi ei myöskään siirretä EU:n ulkopuolisiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvun (14–25 artikla) nojalla erityisiä oikeuksia, erityisesti oikeus tutustua henkilötietoihinsa ja oikaista ne, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia. Sinulla on tarvittaessa oikeus poistaa henkilötietosi, rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai ristiriitatilanteissa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voit kääntyä myös Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Heidän yhteystietonsa annetaan jäljempänä kohdassa 9.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi yhden tai useamman tietyn käsittelytoimen yhteydessä, ilmoita niiden kuvaus (eli rekisteriviite (rekisteriviitteet) jäljempänä kohdassa 10 täsmennetyllä tavalla) pyynnössäsi.

Jos rekisterinpitäjä on saanut suostumuksesi, voit peruuttaa sen lähettämällä rekisterinpitäjälle sähköpostia alla mainittuun asiointipostilaatikkoon.

9. Yhteystiedot

• Rekisterinpitäjä
  Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi, esittää huomautuksia, kysymyksiä tai huolenaiheita tai tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä osoitteeseen
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu
• Komission tietosuojavastaava
  Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) asioissa, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojesi käsittelyyn.
• Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)
  Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun (edps@edps.europa.eu) puoleen (eli tehdä kantelu), jos katsot, että rekisterinpitäjä on loukannut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi käsittelemällä henkilötietojasi.

10. Mistä saa tarkempaa tietoa?

Komission tietosuojavastaava julkaisee rekisterin kaikista Euroopan komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu tietosuojavastaavalle. Rekisteriin pääsee seuraavan linkin kautta: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Tämä erityinen käsittelytoimi on sisällytetty tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla tietueviitteellä: DPR-EC-09987.2.