BTSF:n tietosuojaseloste

1. Johdanto

Euroopan komissio on sitoutunut suojaamaan henkilötietojasi ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja käsitellään Euroopan komission järjestämän (tyyppisen) kokouksen tai tapahtuman yhteydessä. Siinä selitetään, miten keräämme, käsittelemme ja varmistamme kaikkien toimitettujen henkilötietojen suojan, miten näitä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen. Siinä ilmoitetaan myös sen rekisterinpitäjän yhteystiedot, jonka kanssa voit käyttää oikeuksiasi, sekä tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

BTSF-akatemiaan liittyvien henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot esitetään jäljempänä.

2. Miksi ja miten käsittelemme henkilötietojasi?

BTSF on Euroopan komission koulutusaloite, jonka tarkoituksena on parantaa elintarvike- ja rehulainsäädäntöä, eläinten terveyttä ja hyvinvointia sekä kasvien terveyttä ja kasvinsuojeluaineita koskevien EU:n sääntöjen tuntemusta ja täytäntöönpanoa.

Henkilötietojasi keräävät maasi BTSF:n kansalliset yhteyspisteet. Harjoittelijat lähettävät loput henkilötiedot koulutus- ja logistiikkatarkoituksiin suoraan kouluttajille. HADEA kerää kouluttajien henkilötiedot hankintamenettelyistä vastaavana viranomaisena.

Tämä käsittelytoimi koskee osallistumista BTSF:n koulutustoimiin edellä mainituilla aloilla. Terveyden ja elintarviketurvallisuuden pääosasto (PO SANTE) vastaa BTSF-politiikasta. Tämän tietojenkäsittelyn tarkoitus koskee erityisesti BTSF-akatemian isännöimien ja järjestämien koulutustoimien valintaa, niihin osallistumista ja niihin osallistumista sekä osallistumista ja palautetta koulutuksesta, jota käytetään politiikan analysointiin ja tilastollisiin tarkoituksiin. Lisäksi tietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

• suunnitella ja järjestää koulutustoimintaa BTSF:n osallistujille
• käyttäjien rekisteröimiseksi BTSF-akatemiaan
• myöntää osallistumistodistuksia eri kursseille
• kerätä osallistujilta palautetta, jotta rekisterinpitäjä voi tarjota parempaa ja tehokkaampaa koulutusta osallistujien tarpeiden ja tietojen sekä heidän työssään tarvittavien taitojen mukaisesti
• suorittaa BTSF-aloitteen vaikutusten jälkiarviointi.

Lisäksi tilastoja säilytetään, jotta BTSF-akatemian koulutuksen laatua voidaan parantaa. Tilastot perustuvat kurssien osallistujien toimittamiin arviointeihin, ne anonymisoidaan täysin ja poimitaan Excelin kautta. Näin ollen kyseisen tietojenkäsittelyn suojatoimet perustuvat henkilötietojen anonymisointiin, koska operatiivinen rekisterinpitäjä voi suorittaa käsillä olevat tehtävät ilman henkilötietojen käsittelyä.

Lisäksi voidaan ottaa valokuvia ja videoita BTSF-akatemian toiminnan edistämiseksi.

Henkilötietojasi ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3. Millä oikeudellisilla perusteilla käsittelemme henkilötietojasi?

BTSF:n perustana oleva lainsäädäntö perustuu asetuksen (EU) 2017/625 130 artiklaan, jossa komissiolle annetaan valtuudet kehittää koulutusta jäsenvaltioiden ja EU:n ulkopuolisten toimivaltaisten viranomaisten henkilöstölle. Näin ollen käsittelytoimien oikeusperusta on asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohta, koska käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi). Lisäksi asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan d alakohta, joka koskee valokuvien ja videoiden julkaisemista BTSF-akatemian verkkosivustolla

• Suostumuksesi tarvitaan seuraaviin tarkoituksiin: BTSF ACADEMYn verkkosivustolle ladatuista tallenteista (videoista) ja/tai valokuvista peräisin olevien henkilötietojesi käsittely, ja ne ovat vain sen rekisteröityneiden jäsenten saatavilla.

Suostumuksesi näihin palveluihin voidaan peruuttaa milloin tahansa, ja yksityiskohtaiset tiedot suostumuksen peruuttamisesta annetaan alla.

4. Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme edelleen?

Keräämme seuraavia henkilötietojasi:

1. Kasvokkain ja virtuaalisen luokkahuoneen BTSF-kurssit / BTSF-akatemian rekisteröinti, ulkopuoliset osallistujat: Etunimi ja sukunimi, EU Login -tunnuksen yksilöllinen tunniste komissiossa, EU Login -tunnuksessa käytetty sähköpostiosoite, kaupunki, maa, organisaatio/laitos, rooli organisaatiossa (politiikka, täytäntöönpano, muu), organisaatiotaso (keskus-, alue-, paikallis- ja muu taso), syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, henkilökortin tai passin tiedot, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero, postiosoite, nimi ja puhelinnumero lähettävässä organisaatiossa), asiantuntemus, tekniset taidot ja kielet, koulutustausta, työkokemus, mukaan lukien tiedot nykyisestä ja aiemmasta työsuhteesta.
2. Sisäinen henkilöstö (komission henkilöstö kouluttajina/tarkkailijoina): Nimi ja sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, asema organisaatiossa
3. Yleishenkilöstö – Ulkopuoliset kouluttajat, joilla on hallinnollisia tehtäviä/opetustehtäviä BTSF-akatemiassa: Nimi ja sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, asema organisaatiossa. Kuten edellä on mainittu, videoihin ja valokuviin sisältyviä henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksesi perusteella.

5. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi.

Jäljempänä on kunkin mahdollisesti käsiteltävän henkilötietoryhmän osalta tiedot tietojen säilyttämisestä ja viittaus asiaankuuluvaan käsittelypöytäkirjaan:

• BTSF-akatemian organisaatioon ja hallinnointiin liittyviä henkilötietoja säilytetään viisi vuotta sen jälkeen, kun käyttäjä on rekisteröitynyt BTSF-akatemiaan.
• Valokuviin ja videoihin sisältyviä henkilötietoja säilytetään ja julkaistaan BTSF-akatemian verkkosivustolla kahdeksan vuoden ajan. Säilytysaika vastaa sivustolla alkuperäisessä muodossaan ylläpidetyn koulutusmateriaalin säilytysaikaa siihen saakka, kunnes valokuvat ja videot poistetaan myöhemmin suunnitellun tarkistuksen ja päivityksen jälkeen.

6. Miten suojaamme ja suojaamme henkilötietojasi?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, ladatut tietoerät jne.) tallennetaan Euroopan komission (tai sen toimeksisaajien, jos toimeksisaajien tehtävänä on avustaa rekisterinpitäjää tietyn kokouksen tai tapahtuman järjestämisessä ja hallinnoinnissa) palvelimille. Kaikessa tietojenkäsittelyssä noudatetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46.

Henkilötietojen suojaamiseksi komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Teknisiin toimenpiteisiin kuuluvat asianmukaiset toimet, joilla puututaan verkkoturvallisuuteen, tietojen häviämisen, muuttamisen tai luvattoman käytön riskiin ottaen huomioon käsittelyn aiheuttama riski ja käsiteltävien henkilötietojen luonne. Organisatorisiin toimenpiteisiin kuuluu henkilötietoihin pääsyn rajoittaminen ainoastaan valtuutettuihin henkilöihin, joilla on oikeutettu tarve saada tietoja tätä käsittelytoimea varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihisi ja kenelle niitä luovutetaan?

Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojen käsittelystä vastaavalle komission henkilöstölle ja muulle valtuutetulle komission henkilöstölle tiedonsaantitarpeen periaatteen mukaisesti. Tällainen henkilöstö noudattaa lakisääteisiä ja tarvittaessa muita salassapitosopimuksia. Lisäksi HaDEA:lla ja sen ulkopuolisilla kouluttajilla sekä koulutuksen järjestämiseen osallistuvilla yrityksillä ja elimillä, jotka vastaavat EU:n lainsäädännön mukaisista seuranta- tai tarkastustehtävistä (esim. sisäiset tarkastukset, tilintarkastustuomioistuin, Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF)), voi olla pääsy henkilötietoihisi. Toimitettuihin tietoihin voivat tutustua myös maanne BTSF:n kansalliset yhteyspisteet ja ulkopuoliset kouluttajat, jotka vastaavat osallistujien koulutuksen järjestämisestä. Henkilötietojasi ei myöskään siirretä EU:n ulkopuolisille maille tai kansainvälisille järjestöille.

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvun (14–25 artikla) nojalla erityisiä oikeuksia, erityisesti oikeus tutustua henkilötietoihinsa ja oikaista ne, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia. Sinulla on tarvittaessa oikeus poistaa henkilötietosi, rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voit kääntyä myös Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Heidän yhteystietonsa ovat jäljempänä kohdassa 9.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi yhden tai useamman tietyn käsittelytoimen yhteydessä, ilmoita niiden kuvaus (eli rekisteriviite (-viitteet) jäljempänä kohdassa 10 täsmennetyllä tavalla) pyynnössäsi.

Voit peruuttaa suostumuksesi, jos rekisterinpitäjä on saanut sen, lähettämällä sähköpostiviestin rekisterinpitäjälle alla mainittua asiointipostilaatikkoa käyttäen.

9. Yhteystiedot

• Rekisterinpitäjä
  Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi, esittää huomautuksia, kysymyksiä tai huolenaiheita tai tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä osoitteeseen
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu
• Komission tietosuojavastaava
  Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu)asioissa, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojesi käsittelyyn.
• Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)
  Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun (edps@edps.europa.eu)puoleen (eli tehdä kantelu), jos katsot, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojesi käsittely on loukannut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi.

10. Mistä saa tarkempia tietoja?

Komission tietosuojavastaava julkaisee rekisterin kaikista Euroopan komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu hänelle. Rekisteriin pääsee seuraavan linkin kautta: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Tämä erityinen käsittelytoimi on kirjattu tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla tietueviitteellä: DPR-EC-09987.2.