Declaración de privacidad de datos de BTSF

1. Introducción

La Comisión Europea se compromete a proteger sus datos personales y a respetar su privacidad. La Comisión recoge y trata datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos.

Esta declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales en el contexto de una (tipo de) reunión o evento organizado por la Comisión Europea. Explica la forma en que recopilamos, tratamos y garantizamos la protección de todos los datos personales proporcionados, cómo se utiliza esa información y qué derechos tiene en relación con sus datos personales. También especifica los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos con el que puede ejercer sus derechos, el delegado de protección de datos y el Supervisor Europeo de Protección de Datos.

A continuación se presenta la información relativa al tratamiento de los datos personales vinculados a BTSF ACADEMY.

2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?

BTSF es una iniciativa de formación de la Comisión Europea para mejorar el conocimiento y la aplicación de las normas de la UE relativas a la legislación sobre alimentos y piensos, la salud y el bienestar de los animales, así como las normas sobre fitosanidad y productos fitosanitarios.

Sus datos personales son recopilados por los puntos de contacto nacionales (PCN) de BTSF de su país. El resto de los datos personales con fines de formación y logísticos son enviados directamente por los participantes a los formadores. En cuanto a los datos personales de los formadores, los recoge HADEA, como autoridad responsable de los procedimientos de contratación pública.

Esta operación de procesamiento se refiere a la participación en actividades de capacitación de BTSF en las áreas anteriores. La DG Salud y Seguridad Alimentaria (DG SANTE) es responsable de la política BTSF. En concreto, la finalidad de este tratamiento de datos se refiere a la selección, inscripción y participación en las actividades formativas organizadas y organizadas a través de la ACADEMIA BTSF, así como a la asistencia y retroalimentación sobre la formación que se utiliza para el análisis de políticas y con fines estadísticos. Además, los datos se procesan para los siguientes fines:

• planificar y organizar actividades de formación para los participantes de BTSF
• para registrar usuarios en BTSF ACADEMY
• expedir certificados de participación para los diferentes cursos de formación
• recabar las opiniones de los participantes para que el responsable del tratamiento pueda impartir una formación mejor y más eficaz, en función de las necesidades y los conocimientos de los participantes, así como de las capacidades necesarias para su trabajo;
• realizar una evaluación ex post del impacto de la iniciativa BTSF.

Además, se mantienen estadísticas para mejorar la calidad de la formación de la ACADEMIA BTSF. Las estadísticas se basan en las evaluaciones presentadas por los participantes de los cursos de formación, están totalmente anonimizadas y se extraen a través de Excel. Por lo tanto, las garantías en el tratamiento de datos en cuestión se basan en la anonimización de los datos personales, ya que el responsable del tratamiento puede desempeñar las tareas en cuestión sin el tratamiento de datos personales.

Además, se pueden tomar fotos y videos para promover las actividades de BTSF ACADEMY.

Sus datos personales no se utilizarán para ninguna toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles.

3. ¿En qué fundamento(s) jurídico(s) tratamos sus datos personales?

La legislación en la que se basa BTSF se deriva del artículo 130 del Reglamento (UE) 2017/625, que faculta a la Comisión para desarrollar la formación del personal de las autoridades competentes de los Estados miembros y de terceros países. Por lo tanto, la base jurídica para las actividades de tratamiento es el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725, ya que el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público (o en el ejercicio de poderes públicos conferidos a la institución u organismo de la Unión). Además, el artículo 5, apartado 1, letra d), del Reglamento (UE) 2018/1725 para la publicación de fotos y vídeos en el sitio web de BTSF ACADEMY

• Por lo tanto, se requiere su consentimiento para: el tratamiento de sus datos personales derivados de grabaciones (vídeos) o fotos que se cargarán en el sitio web de BTSF ACADEMY y estarán disponibles solo para sus miembros registrados.

Su consentimiento para estos servicios puede ser retirado en cualquier momento y la información detallada sobre cómo retirar el consentimiento se proporciona a continuación.

4. ¿Qué datos personales recopilamos y procesamos?

Se recopilan los siguientes datos personales:

1. Cursos de capacitación BTSF cara a cara y aula virtual / registro de ACADEMIA de BTSF, Participantes externos: Nombre y apellidos, identificador único de EU Login en la Comisión, correo electrónico utilizado para EU Login, ciudad, país, organización/institución, papel en la organización (política, aplicación, otros), nivel organizativo (central, regional, local, otros), fecha de nacimiento, género, nacionalidad, datos de identificación o pasaporte, datos de contacto (dirección de correo electrónico, número de teléfono, número de teléfono móvil, dirección postal, nombre y número de teléfono de la organización de envío), conocimientos especializados, competencias técnicas e idiomas, formación, experiencia profesional, incluidos detalles sobre el empleo actual y pasado.
2. Personal interno (personal de la Comisión como formadores/observadores): Nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, organización, cargo ocupado en la organización
3. Personal general - Formadores externos con funciones administrativas / función docente en BTSF ACADEMY: Nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, organización, cargo ocupado en la organización. Además, como se indicó anteriormente, los datos personales incluidos en videos y fotos pueden procesarse en función de su consentimiento.

5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

El controlador de datos solo conserva sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con el propósito de recopilación o procesamiento posterior.

Para cada una de las categorías de datos personales que pueden tratarse, a continuación figuran los datos de conservación y la referencia al registro de tratamiento pertinente:

• Los datos personales relacionados con la organización y gestión de BTSF ACADEMY se conservarán durante cinco años a partir del registro del usuario en BTSF ACADEMY.
• Los datos personales incluidos en las fotos y videos se conservan y publican en el sitio web de BTSF ACADEMY durante 8 años. Este período de retención corresponde al período de retención del material de capacitación que se mantiene en el sitio en su formato original hasta la revisión programada posterior y la actualización cuando se eliminarán las fotografías y videos.

6. ¿Cómo protegemos y protegemos sus datos personales?

Todos los datos personales en formato electrónico (correo electrónico, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión Europea (o de sus contratistas, si los contratistas están contratados para ayudar al responsable del tratamiento en la organización y gestión de una reunión o evento específico). Todas las operaciones de tratamiento se llevan a cabo de conformidad con la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de comunicación e información en la Comisión Europea.

Con el fin de proteger sus datos personales, la Comisión ha puesto en marcha una serie de medidas técnicas y organizativas. Las medidas técnicas incluyen medidas adecuadas para abordar la seguridad en línea, el riesgo de pérdida de datos, la alteración de los datos o el acceso no autorizado, teniendo en cuenta el riesgo que presenta el tratamiento y la naturaleza de los datos personales que se tratan. Las medidas organizativas incluyen restringir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas con una necesidad legítima de conocer a efectos de esta operación de tratamiento.

7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se divulgan?

El acceso a sus datos personales se facilita al personal de la Comisión responsable de llevar a cabo esta operación de tratamiento y a otro personal autorizado de la Comisión con arreglo al principio de «necesidad de conocer». Dicho personal cumple con los acuerdos de confidencialidad estatutarios y, cuando sea necesario, adicionales. Además, la HaDEA y sus formadores externos y las empresas que participan en la organización de la formación y los organismos encargados de las tareas de supervisión o inspección en aplicación del Derecho de la UE (por ejemplo, auditorías internas, Tribunal de Cuentas, Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF)) pueden tener acceso a sus datos personales. Los puntos de contacto nacionales (PCN) de su país y los formadores externos responsables de organizar la formación de los participantes también pueden acceder a los datos facilitados. Además, sus datos personales no se transferirán a países no pertenecientes a la UE ni a organizaciones internacionales.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Usted tiene derechos específicos como «interesado» en virtud del capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725, en particular el derecho a acceder a sus datos personales y a rectificarlos en caso de que sus datos personales sean inexactos o incompletos. Cuando corresponda, tiene derecho a borrar sus datos personales, a restringir el procesamiento de sus datos personales, a oponerse al procesamiento y al derecho a la portabilidad de los datos.

Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, que se lleva a cabo legalmente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725 por motivos relacionados con su situación particular.

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el responsable de la protección de datos. Si es necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. Sus datos de contacto figuran en el epígrafe 9.

Cuando desee ejercer sus derechos en el contexto de una o varias operaciones de tratamiento específicas, facilite su descripción (es decir, sus referencias de registro, tal como se especifica en el epígrafe 10) en su solicitud.

Puede retirar su consentimiento, si lo obtiene el responsable del tratamiento, enviando un correo electrónico al responsable del tratamiento, utilizando el buzón funcional que se menciona a continuación.

9. Información de contacto

• Si desea
  ejercer sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, formular observaciones, preguntas o dudas, o presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu.
• El delegado de protección de datos (RPD) de la Comisión
  Puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) en relación con cuestiones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725.
• El Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)
  Tiene derecho a recurrir (es decir, puede presentar una reclamación) al Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu) si considera que el tratamiento de sus datos personales por parte del responsable del tratamiento ha vulnerado sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725.

10. ¿Dónde encontrar información más detallada?

El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión Europea, que se le han documentado y notificado. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Esta operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del RPD con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-09987.2.