BTSF's databeskyttelseserklæring

1. Indledning

Europa-Kommissionen er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og respektere dit privatliv. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

Denne databeskyttelseserklæring forklarer årsagen til behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med et (type) møde eller arrangement, der afholdes af Europa-Kommissionen. Den forklarer, hvordan vi indsamler, håndterer og sikrer beskyttelse af alle personoplysninger, der gives, hvordan disse oplysninger bruges, og hvilke rettigheder du har i forhold til dine personoplysninger. Den angiver også kontaktoplysningerne for den dataansvarlige, som du kan udøve dine rettigheder over for, den databeskyttelsesansvarlige og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Oplysningerne i forbindelse med behandlingen af personoplysninger, der er knyttet til BTSF ACADEMY, præsenteres nedenfor.

2. HVORFOR OG HVORDAN BEHANDLER VI DINE PERSONOPLYSNINGER?

BTSF er et uddannelsesinitiativ fra Europa-Kommissionen, der skal forbedre kendskabet til og gennemførelsen af EU-regler om fødevare- og foderstoflovgivning, dyresundhed og dyrevelfærd samt regler om plantesundhed og plantebeskyttelsesmidler.

Dine personoplysninger indsamles af BTSF's nationale kontaktpunkter i dit land. Resten af personoplysningerne til uddannelsesmæssige og logistiske formål sendes af praktikanterne direkte til underviserne. For så vidt angår underviseres personoplysninger indsamles de af HADEA som den myndighed, der er ansvarlig for udbudsprocedurerne.

Denne behandling vedrører deltagelse i BTSF-uddannelsesaktiviteter på ovennævnte områder. GD for Sundhed og Fødevaresikkerhed (GD SANTE) er ansvarligt for BTSF-politikken. Formålet med denne databehandling vedrører specifikt udvælgelse, tilmelding og deltagelse i de uddannelsesaktiviteter, der afholdes og tilrettelægges gennem BTSF ACADEMY, samt deltagelse i og feedback om den uddannelse, der anvendes til politikanalyse og til statistiske formål. Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• at planlægge og tilrettelægge uddannelsesaktiviteter for BTSF-deltagere
• for at registrere brugere i BTSF ACADEMY
• at udstede deltagelsesbeviser for de forskellige uddannelseskurser
• at indsamle feedback fra deltagerne, så den dataansvarlige kan levere bedre og mere effektiv uddannelse i overensstemmelse med deltagernes behov og viden samt de færdigheder, der er nødvendige for deres job
• at foretage en efterfølgende evaluering af virkningen af BTSF-initiativet.

Derudover føres der statistikker, så kvaliteten af uddannelsen af BTSF ACADEMY kan forbedres. Statistikken er baseret på de evalueringer, der er indsendt af deltagerne i uddannelseskurserne, er fuldt anonymiseret og udtrækkes via excel. Derfor er garantierne i den pågældende databehandling baseret på anonymisering af personoplysningerne, da den driftsansvarlige kan udføre de foreliggende opgaver uden behandling af personoplysninger.

Desuden kan der tages billeder og videoer for at fremme BTSF ACADEMY-aktiviteter.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilke(t) retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?

Den lovgivning, som BTSF er baseret på, er afledt af artikel 130 i forordning (EU) 2017/625, som giver Kommissionen beføjelse til at udvikle uddannelse for ansatte ved kompetente myndigheder i medlemsstaterne og i tredjelande. Retsgrundlaget for behandlingsaktiviteterne er derfor artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2018/1725, fordi behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse (eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som EU-institutionen eller -organet har fået pålagt). Artikel 5, stk. 1, litra d), i forordning (EU) 2018/1725 om offentliggørelse af fotos og videoer på BTSF ACADEMY's websted

• Dit samtykke er derfor nødvendigt for: behandlingen af dine personoplysninger, der stammer fra optagelser (videoer) og/eller fotos, som vil blive uploadet på BTSF ACADEMYs websted, og de vil kun være tilgængelige for dets registrerede medlemmer.

Dit samtykke til disse tjenester kan til enhver tid trækkes tilbage, og detaljerede oplysninger om, hvordan du trækker dit samtykke tilbage, findes nedenfor.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

1. Face to Face og Virtual Classroom BTSF-træningskurser/BTSF ACADEMY-registrering, eksterne deltagere: Fornavn og efternavn, unik EU Login-identifikator i Kommissionen, e-mail anvendt til EU Login, by, land, organisation/institution, rolle i organisationen (politi, gennemførelse, andet), organisationsniveau (centralt, regionalt, lokalt, andet), fødselsdato, køn, nationalitet, ID- eller pasoplysninger, kontaktoplysninger (e-mailadresse, telefonnummer, mobiltelefonnummer, postadresse, navn og telefonnummer på sendeorganisationen), ekspertise, tekniske færdigheder og sprog, uddannelsesmæssig baggrund, erhvervserfaring, herunder oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse.
2. Internt personale (COM-personale som undervisere/observatører): Navn og efternavn, e-mailadresse, organisation, stilling i organisationen
3. Generalstab - Eksterne undervisere med administrative funktioner/undervisningsrolle i BTSF ACADEMY: Navn og efternavn, e-mailadresse, organisation, stilling i organisationen. Som nævnt ovenfor kan personoplysninger, der er inkluderet i videoer og fotos, også blive behandlet på grundlag af dit samtykke.

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Den dataansvarlige opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen.

For hver af de kategorier af personoplysninger, der kan behandles, finder du nedenfor opbevaringsoplysningerne og henvisningen til den relevante registrering af behandlingen:

• Personoplysninger vedrørende organisationen og forvaltningen af BTSF ACADEMY opbevares i fem år efter brugerens registrering i BTSF ACADEMY.
• Personoplysninger, der er inkluderet i fotos og videoer, opbevares og offentliggøres på BTSF ACADEMY-webstedet i 8 år. Denne opbevaringsperiode svarer til opbevaringsperioden for det træningsmateriale, der vedligeholdes på webstedet i dets oprindelige format indtil efterfølgende planlagt gennemgang og opdatering, når fotografierne og videoerne slettes.

6. Hvordan beskytter og beskytter vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger osv.) lagres på Europa-Kommissionens (eller dens kontrahenters) servere, hvis kontrahenterne er ansat til at bistå den dataansvarlige med tilrettelæggelsen og forvaltningen af et bestemt møde eller arrangement. Alle behandlingsaktiviteter udføres i henhold til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen indført en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Tekniske foranstaltninger omfatter passende foranstaltninger til håndtering af onlinesikkerhed, risiko for tab af data, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og arten af de personoplysninger, der behandles. Organisatoriske foranstaltninger omfatter begrænsning af adgangen til personoplysninger til kun at omfatte autoriserede personer med et legitimt behov for at kende dem med henblik på denne behandling.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

De ansatte i Kommissionen, der er ansvarlige for behandlingen, og andre bemyndigede medarbejdere i Kommissionen har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Dette personale overholder vedtægtsmæssige og om nødvendigt yderligere fortrolighedsaftaler. Desuden kan HaDEA og dets eksterne undervisere og virksomheder, der deltager i tilrettelæggelsen af uddannelsen, og organer, der har ansvaret for overvågnings- eller inspektionsopgaver i henhold til EU-retten (f.eks. interne revisioner, Revisionsretten, Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)), få adgang til dine personoplysninger. De indsendte data kan også tilgås af de nationale BTSF-kontaktpunkter (NCP'er) i dit land og de eksterne undervisere, der er ansvarlige for at tilrettelægge deltagernes uddannelse. Desuden vil dine personoplysninger ikke blive overført til lande uden for EU eller internationale organisationer.

8. Hvad er dine rettigheder, og hvordan kan du udøve dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, navnlig retten til indsigt i dine personoplysninger og til at berigtige dem, hvis dine personoplysninger er unøjagtige eller ufuldstændige. Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, som udføres lovligt i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2018/1725 af grunde, der vedrører din særlige situation.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller i tilfælde af konflikt databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Deres kontaktoplysninger findes under punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder i forbindelse med en eller flere specifikke behandlingsaktiviteter, bedes du angive deres beskrivelse (dvs. deres registreringsreference(r) som angivet under overskrift 10 nedenfor) i din anmodning.

Du kan trække dit samtykke tilbage, hvis det er indhentet af den dataansvarlige, ved at sende en e-mail til den dataansvarlige ved hjælp af den fælles postkasse, der er nævnt nedenfor.

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige
  Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du ønsker at indgive en klage vedrørende indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte
  SANTE-TRAININGFORSAFERFOOD@ec.europa.eu.
• Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018
  om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse).
• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse
  (EDPS) Du har ret til at indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor finder man mere detaljerede oplysninger?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver (DPO) offentliggør registret over alle Europa-Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret og meddelt ham. Du kan få adgang til registret via følgende link: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Denne specifikke behandling er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register med følgende referencenummer: DPR-EC-09987.2.